2009年11月3日 星期二
2009年10月21日 星期三
專案實務分享
這當然是一個真正的事件，但礙於不方便曝露其他公司的名稱，我們將以代號來稱之！
專案的開始為一家M公司的產品經理，他與本人的I公司共同構思了一個行銷工具並希望全權交付我予以實現，然而，礙於有部份的技術需要開發，因此，M公司再將這個部份轉而由V公司來負責，也就是說，整個專案分為2塊來執行，開發的部份由V公司來進行，我除了負責匯集與整理行銷資料外，並將V公司開發好的完成品，整理並製作成一片CD。這個專案的工期很緊，只有短短一個月，而該行銷物的產品生命週期也很短，才半年而已，總之，專案在6月初敲定後開始進行了…
沒想到一個月過後，雖然我這裡的部份都已經大致完成，V公司的開發工作卻遲遲沒有消息，就這樣連帶我這裡都受到影響，因為整個專案需要由我來匯整，然而就在V公司的一拖再拖，專案竟然就這樣拖了3個多月…
在這過程中，我看到、聽到的是V公司對M公司的各種拖功，不是電腦壞了、就是E-Mail不出去，或是各種、各種的理由…而由於M公司的產品經理工作過於忙碌，並沒有很績極的追蹤，沒想到就這樣過了3個月後，V公司的負責人才告訴M公司的產品經理說他們無法完成部份開發的工作…
如果您是該專案的發起者，遇到這樣的狀況您會怎麼做呢？停止與V公司的合作？那專案怎麼辦呢？還沒結案哩！同時，問題可沒這麼簡單，因為M公司產品經理的提案是需要獲得上級同意的，因此，包含M公司的產品經理也會被上級追著問專案狀況，不僅如此，由於該行銷物又連帶著後續各種行銷製作物，包含電子報、網頁、包裝…這些都已經在進行中了！
這個專案後來將開發的部份轉而由我們公司的大陸研發團隊接手，並且在短短9天內完成了後續開發的工作，但問題還沒有結束…V公司所負責的開發有部份可交付成果，這些成果原來我建議M公司產品經理不要放置到行銷物中，但產品經理認為不用可惜反正V公司願意免費提供，然而，加入的結果卻還發生了2次風險，其實這些交付成果V公司並沒有做任何QC，因此當我們進行客戶驗證時根本無法通過，簡單的說便是有BUG，但由於接手的開發團隊，在專案範疇中只負責完成V公司沒有辦法進行的部份，並沒有包含他們已完成沒除錯的內容物，最後，由於專案範疇改變，再加上拖到了10/1 ，大陸的休假…又使得專案再度延誤一些時間…
在寫完這篇實務分享時，終於把成果交付出去了，但專案還沒正式結案，離產品上線也還需要一些時間，也就是這個產品縱使上線其產品生命週期也可能只有短短1個月…
在這個專案過程中，我深深的感受到沒有好的專案管理所帶來的問題，其中本專案又以角色與責任R&R以及發佈資訊，這2塊特別嚴重！
先說角色與責任R&R：實際上，當M公司的產品經理把開發的工作交由V公司負責時，在角色上，M公司的產品經理是專案發起人，而V公司的負責人應該是專案經理，但我看到的是V公司的負責人以他們公司的角色來扮演專案發起人再轉交由該公司下面或外包給其他廠商，他自己扮演專案發起人，由於他自己也忙碌，因此，根本在專案執行過程中不會做發佈資訊，也就是沒有進行任何專案狀況回報，在角色與權責都錯誤的狀況下，專案當然出問題！
再者就發佈資訊：在M公司產品經理結束與V公司的合作時，他告訴V公司，他可以接受部份技術V公司無法獨自完成，但如果V公司沒有提早告之，他根本沒有時間可以將專案的工作轉而由其他廠商負責，或許是V公司覺得顏色受損不願發佈真相，又或者是V公司在角色扮演上不正確，但總歸為由於沒有好的專案管理精神，因此，以拖字訣來迴避專案問題…
實際上，在這個專案運作過程中，本人也深深感受到發佈資訊，讓所有利害關係人掌握專案狀況的重要性，因為許多專案中的不可控因素絕不是專案經理一個人可以完全解決的，此時唯有發佈資訊告訴大家真相，才有辦法氣大眾之力將問題降到最低，以本人為例：為了有效的將專案狀況進行發佈，在運作過程中本人便將成果直接發佈在Internet 中，如此一來，專案發起人除了可以隨時掌握狀況外，也不會因發起人臨時想到的變動而造成爭議。實際上，這個專案真的發生了專案發起人想要修改已完成的版型，由於是整個版型的大改，幸好之前有做發佈資訊，責任畫分清楚後，最後，我們在取得額外的預算下得以完成變更的工作！
最後，我深刻的體會到好的專案經理不僅僅只是拿到PMP證照而已，更重要的應該是要把PMBOK 中所提及的專案精神有效的發輝，僅將自己微薄的實務經驗與其他專案經理人共好，也希望這些經驗可以成為大家的Lessons Learned！
個人簡介:
資訊平方有限公司 執行總監
游振昌Gibson
全球第一位第四版考取美國專案管理學會核發專案管理師Project Management Professional, PMP證照
專案的開始為一家M公司的產品經理，他與本人的I公司共同構思了一個行銷工具並希望全權交付我予以實現，然而，礙於有部份的技術需要開發，因此，M公司再將這個部份轉而由V公司來負責，也就是說，整個專案分為2塊來執行，開發的部份由V公司來進行，我除了負責匯集與整理行銷資料外，並將V公司開發好的完成品，整理並製作成一片CD。這個專案的工期很緊，只有短短一個月，而該行銷物的產品生命週期也很短，才半年而已，總之，專案在6月初敲定後開始進行了…
沒想到一個月過後，雖然我這裡的部份都已經大致完成，V公司的開發工作卻遲遲沒有消息，就這樣連帶我這裡都受到影響，因為整個專案需要由我來匯整，然而就在V公司的一拖再拖，專案竟然就這樣拖了3個多月…
在這過程中，我看到、聽到的是V公司對M公司的各種拖功，不是電腦壞了、就是E-Mail不出去，或是各種、各種的理由…而由於M公司的產品經理工作過於忙碌，並沒有很績極的追蹤，沒想到就這樣過了3個月後，V公司的負責人才告訴M公司的產品經理說他們無法完成部份開發的工作…
如果您是該專案的發起者，遇到這樣的狀況您會怎麼做呢？停止與V公司的合作？那專案怎麼辦呢？還沒結案哩！同時，問題可沒這麼簡單，因為M公司產品經理的提案是需要獲得上級同意的，因此，包含M公司的產品經理也會被上級追著問專案狀況，不僅如此，由於該行銷物又連帶著後續各種行銷製作物，包含電子報、網頁、包裝…這些都已經在進行中了！
這個專案後來將開發的部份轉而由我們公司的大陸研發團隊接手，並且在短短9天內完成了後續開發的工作，但問題還沒有結束…V公司所負責的開發有部份可交付成果，這些成果原來我建議M公司產品經理不要放置到行銷物中，但產品經理認為不用可惜反正V公司願意免費提供，然而，加入的結果卻還發生了2次風險，其實這些交付成果V公司並沒有做任何QC，因此當我們進行客戶驗證時根本無法通過，簡單的說便是有BUG，但由於接手的開發團隊，在專案範疇中只負責完成V公司沒有辦法進行的部份，並沒有包含他們已完成沒除錯的內容物，最後，由於專案範疇改變，再加上拖到了10/1 ，大陸的休假…又使得專案再度延誤一些時間…
在寫完這篇實務分享時，終於把成果交付出去了，但專案還沒正式結案，離產品上線也還需要一些時間，也就是這個產品縱使上線其產品生命週期也可能只有短短1個月…
在這個專案過程中，我深深的感受到沒有好的專案管理所帶來的問題，其中本專案又以角色與責任R&R以及發佈資訊，這2塊特別嚴重！
先說角色與責任R&R：實際上，當M公司的產品經理把開發的工作交由V公司負責時，在角色上，M公司的產品經理是專案發起人，而V公司的負責人應該是專案經理，但我看到的是V公司的負責人以他們公司的角色來扮演專案發起人再轉交由該公司下面或外包給其他廠商，他自己扮演專案發起人，由於他自己也忙碌，因此，根本在專案執行過程中不會做發佈資訊，也就是沒有進行任何專案狀況回報，在角色與權責都錯誤的狀況下，專案當然出問題！
再者就發佈資訊：在M公司產品經理結束與V公司的合作時，他告訴V公司，他可以接受部份技術V公司無法獨自完成，但如果V公司沒有提早告之，他根本沒有時間可以將專案的工作轉而由其他廠商負責，或許是V公司覺得顏色受損不願發佈真相，又或者是V公司在角色扮演上不正確，但總歸為由於沒有好的專案管理精神，因此，以拖字訣來迴避專案問題…
實際上，在這個專案運作過程中，本人也深深感受到發佈資訊，讓所有利害關係人掌握專案狀況的重要性，因為許多專案中的不可控因素絕不是專案經理一個人可以完全解決的，此時唯有發佈資訊告訴大家真相，才有辦法氣大眾之力將問題降到最低，以本人為例：為了有效的將專案狀況進行發佈，在運作過程中本人便將成果直接發佈在Internet 中，如此一來，專案發起人除了可以隨時掌握狀況外，也不會因發起人臨時想到的變動而造成爭議。實際上，這個專案真的發生了專案發起人想要修改已完成的版型，由於是整個版型的大改，幸好之前有做發佈資訊，責任畫分清楚後，最後，我們在取得額外的預算下得以完成變更的工作！
最後，我深刻的體會到好的專案經理不僅僅只是拿到PMP證照而已，更重要的應該是要把PMBOK 中所提及的專案精神有效的發輝，僅將自己微薄的實務經驗與其他專案經理人共好，也希望這些經驗可以成為大家的Lessons Learned！
個人簡介:
資訊平方有限公司 執行總監
游振昌Gibson
全球第一位第四版考取美國專案管理學會核發專案管理師Project Management Professional, PMP證照
2009年10月7日 星期三
Project & LL
縱使專案即將完成，但並不代表我們的工作已經完全結束！
我們仍需要處理任何最終的專案詳細資訊，並讓客戶接受最終交付的成果。我們可以召開專案處理經驗會議，記錄需改善方面的相關資訊以及最佳作法。也可以針對專案計劃進行修正更新。最後，將專案計劃依照公司組織的規定存檔。
將專案儲存為範本
完成專案後，我們可以將專案製作成範本以供未來的專案使用，以充分利用我們在專案中所習得的經驗。
1. 只需在 [檔案] 功能表上，按一下 [另存新檔]
2. 然後在 [檔案類型] 方塊中，按一下 [範本]即可
3. 未來如果我們在本機中需要重覆使用類似的專案時，只需由 [檔案] 功能表中選擇 [開新檔案]
4. 接著在 [新增專案] 工作窗格中，按一下 [電腦上]
5. 然後選擇 [Project範本] 索引標籤，便可以選擇想要的範本
6. 此外，企業也可以將這些範本統一放置在一個分享的網路磁碟機中
7. 每台單機的Project電腦如果想要使用則可以在Project 功能表中選擇[工具/選項]中的[儲存]標籤
8. 將[使用者範本]設定為分享的網路磁碟機中的資料夾，如此一來，其他使用者都可以套用別人分享的專案經驗了！
我們仍需要處理任何最終的專案詳細資訊，並讓客戶接受最終交付的成果。我們可以召開專案處理經驗會議，記錄需改善方面的相關資訊以及最佳作法。也可以針對專案計劃進行修正更新。最後，將專案計劃依照公司組織的規定存檔。
將專案儲存為範本
完成專案後，我們可以將專案製作成範本以供未來的專案使用，以充分利用我們在專案中所習得的經驗。
1. 只需在 [檔案] 功能表上，按一下 [另存新檔]
2. 然後在 [檔案類型] 方塊中，按一下 [範本]即可
3. 未來如果我們在本機中需要重覆使用類似的專案時，只需由 [檔案] 功能表中選擇 [開新檔案]
4. 接著在 [新增專案] 工作窗格中，按一下 [電腦上]
5. 然後選擇 [Project範本] 索引標籤，便可以選擇想要的範本
6. 此外，企業也可以將這些範本統一放置在一個分享的網路磁碟機中
7. 每台單機的Project電腦如果想要使用則可以在Project 功能表中選擇[工具/選項]中的[儲存]標籤
8. 將[使用者範本]設定為分享的網路磁碟機中的資料夾，如此一來，其他使用者都可以套用別人分享的專案經驗了！
2009年10月6日 星期二
Microsoft Project 製作專案報告方式
Microsoft Project 2007 提供許多快速而有效的方式讓我們產生各類報表！此外，也可以與Office 的其他成員像是Microsoft Excel、Visio 等等相互整合成專案報告，讓我們可以將專案的詳細或概觀資訊給主管或是提供給專案關係人和小組成員們，讓他們可以掌握專案進度的最新狀況。
將檢視成果列印為報表
1. 我們可以直接將檢視的畫面直接列印成為報告，因此，我們可以依照想要的列印成品來設定目前的檢視
2. 接著，可以在 [檔案] 功能表上，按一下 [預覽列印]，查看列印出來的效果
3. 最後按下 [列印]，產生報告
產生各類報表
1. 我們可以在 [報表] 功能表上，按一下 [視覺報表]
2. 此時，我們可以選擇要輸出成任務或是資源等報表
3. 同時以 Microsoft Office Excel 2007或 Microsoft Office Visio Professional 2007來查看專案資料
4. 如果不想透過Excel 或 Visio，也可以在 [報表] 功能表上，按一下 [報表]
5. 選擇想要的報表類別，然後按兩下預先定義的報表。
6. 輸入相關要求的資訊。
7. 接著便會出現報表預覽，按下 [列印] ，產生報告
將檢視成果列印為報表
1. 我們可以直接將檢視的畫面直接列印成為報告，因此，我們可以依照想要的列印成品來設定目前的檢視
2. 接著，可以在 [檔案] 功能表上，按一下 [預覽列印]，查看列印出來的效果
3. 最後按下 [列印]，產生報告
產生各類報表
1. 我們可以在 [報表] 功能表上，按一下 [視覺報表]
2. 此時，我們可以選擇要輸出成任務或是資源等報表
3. 同時以 Microsoft Office Excel 2007或 Microsoft Office Visio Professional 2007來查看專案資料
4. 如果不想透過Excel 或 Visio，也可以在 [報表] 功能表上，按一下 [報表]
5. 選擇想要的報表類別，然後按兩下預先定義的報表。
6. 輸入相關要求的資訊。
7. 接著便會出現報表預覽，按下 [列印] ，產生報告
2009年10月5日 星期一
Microsoft Project 更新進度方式
更新專案進度是工作進行中確認專案順利進行的唯一方式。此時的重點是放在管理變更、更新排程、追蹤進度，以及專案資訊。
Microsoft Project 2007 會追蹤三組日期：[目前]、[比較基準] 以及 [實際]。
當我們首次設定 [比較基準] 時，[目前] = [比較基準]。而當任務已 100% 完成時，[目前] = [實際]。開始日期、完成日期、工期、成本和工時都會記錄在 [比較基準]、[目前] 以及 [實際] 值
追蹤實際日期和工期
最好選定單一進度追蹤方式。我們可以輸入完成百分比、實際開始與完成日期、實際和剩餘工期、或實際和剩餘工時。
1. 選取要輸入實際進度的任務。
2. 在 [工具] 功能表上，選擇 [追蹤]，然後按一下 [更新任務]
3. 在 [更新任務] 對話方塊中，輸入進度資料
4. 此外，按下［附註］可以針對該任務加入註解說明
追蹤實際時數與成本
如果我們想要輸入實際和剩餘工時的時數或成本，則可以使用追蹤表格。
1. 在 [檢視] 功能表中，選擇 [表格]，然後按一下 [追蹤]。
2. 在任務的 [實際工時] 或 [實際成本] 欄位中輸入進度資料。
3. 我們也可以使用追蹤表格輸入完成百分比、實際開始與完成日期，以及實際和剩餘工期。
Microsoft Project 2007 會追蹤三組日期：[目前]、[比較基準] 以及 [實際]。
當我們首次設定 [比較基準] 時，[目前] = [比較基準]。而當任務已 100% 完成時，[目前] = [實際]。開始日期、完成日期、工期、成本和工時都會記錄在 [比較基準]、[目前] 以及 [實際] 值
追蹤實際日期和工期
最好選定單一進度追蹤方式。我們可以輸入完成百分比、實際開始與完成日期、實際和剩餘工期、或實際和剩餘工時。
1. 選取要輸入實際進度的任務。
2. 在 [工具] 功能表上，選擇 [追蹤]，然後按一下 [更新任務]
3. 在 [更新任務] 對話方塊中，輸入進度資料
4. 此外，按下［附註］可以針對該任務加入註解說明
追蹤實際時數與成本
如果我們想要輸入實際和剩餘工時的時數或成本，則可以使用追蹤表格。
1. 在 [檢視] 功能表中，選擇 [表格]，然後按一下 [追蹤]。
2. 在任務的 [實際工時] 或 [實際成本] 欄位中輸入進度資料。
3. 我們也可以使用追蹤表格輸入完成百分比、實際開始與完成日期，以及實際和剩餘工期。
2009年10月4日 星期日
如何在Project 中設定專案比較基準
建立比較基準或中期計劃，可讓我們稍後將最新的專案運作情形與原先的計劃進行比較。儲存比較基準也可以讓我們識別與解決差異，並為未來的類似專案進行更精確的規劃！
儲存比較基準計劃
1. 當我們將專案規劃完畢時，我們可以提交計劃等待核准。一旦計劃獲得核准，即可儲存比較基準計劃
2. 在 [工具] 功能表上，選擇 [追蹤]，然後按一下 [設定比較基準]
3. 設定比較基準一共有11組，在預設狀況下以[比較基準]為主
在甘特圖檢視中檢視比較基準資料
1. 在 [檢視] 功能表上，按一下 [追蹤甘特圖]
2. 在圖表區域中，每個任務的比較基準資訊會顯示為兩個甘特圖
3. 下方的甘特圖示原先所規劃的；上方的為目前的狀況
4. 也可以由[格式]工具列中選擇[甘特圖精靈]，或是由功能表中選擇[格式/甘特圖精靈]
5. 透過精靈的引導，選擇[比較基準]後按下[完成]
儲存比較基準計劃
1. 當我們將專案規劃完畢時，我們可以提交計劃等待核准。一旦計劃獲得核准，即可儲存比較基準計劃
2. 在 [工具] 功能表上，選擇 [追蹤]，然後按一下 [設定比較基準]
3. 設定比較基準一共有11組，在預設狀況下以[比較基準]為主
在甘特圖檢視中檢視比較基準資料
1. 在 [檢視] 功能表上，按一下 [追蹤甘特圖]
2. 在圖表區域中，每個任務的比較基準資訊會顯示為兩個甘特圖
3. 下方的甘特圖示原先所規劃的；上方的為目前的狀況
4. 也可以由[格式]工具列中選擇[甘特圖精靈]，或是由功能表中選擇[格式/甘特圖精靈]
5. 透過精靈的引導，選擇[比較基準]後按下[完成]
Microsoft Project 指派資源 方式
任務等進行一定會需要有人或材料資源等，因此，我們可以為任務指派一個以上的資源。除了工時資源 (人員) 外，還可以為任務指派材料資源 (例如：水泥) 和成本資源 (例如：出差)。
定義資源資料庫
1. 在 [檢視] 功能表上，按一下 [資源工作表]。
2. 在 [資源名稱] 欄位中，輸入要使用於此專案的資源名稱。
3. 資源可以為[工時]、[材料]或是[成本]，其中，[工時]像是人力；[材料]像是水泥、磚塊等等；[成本]像是出差所需要花費的住宿、交通費或是租廠地等等
4. 對資源名稱按下右鍵後選擇[資源資訊]還可以更進一步的設定資源屬性
為任務指派資源
1. 在 [檢視] 功能表上，按一下 [甘特圖]
2. 選取要指派資源的任務
3. 在[一般]工具列中按一下 [分派資源] 按鈕，或是功能表中選擇[工具/分派資源]
4. 在 [分派資源] 對話方塊中，請按一下資源名稱，然後按一下 [分派]
5. 其中可以選擇單一或是配合著Ctrl鍵選擇多個任務
6. 同樣可以選擇單一或是配合著Ctrl鍵選擇多個資源再按下[分派]
找出影響任務排程的因素
我們還可以使用 Microsoft Project 2007 幫助瞭解變更一項任務會對專案其他部分有什麼樣的影響，並追蹤排程變更。
1. 在 [檢視] 功能表上，按一下 [顯示變更醒目提示](預設已經啟動)
2. 選取任務，然後按一下 [一般]工具列中的[任務導向因素]，或是由功能表中選擇[專案/任務導向因素]
3. 我們可以使用 [任務導向因素] 檢視更多詳細的任務排程與變更資訊
定義資源資料庫
1. 在 [檢視] 功能表上，按一下 [資源工作表]。
2. 在 [資源名稱] 欄位中，輸入要使用於此專案的資源名稱。
3. 資源可以為[工時]、[材料]或是[成本]，其中，[工時]像是人力；[材料]像是水泥、磚塊等等；[成本]像是出差所需要花費的住宿、交通費或是租廠地等等
4. 對資源名稱按下右鍵後選擇[資源資訊]還可以更進一步的設定資源屬性
為任務指派資源
1. 在 [檢視] 功能表上，按一下 [甘特圖]
2. 選取要指派資源的任務
3. 在[一般]工具列中按一下 [分派資源] 按鈕，或是功能表中選擇[工具/分派資源]
4. 在 [分派資源] 對話方塊中，請按一下資源名稱，然後按一下 [分派]
5. 其中可以選擇單一或是配合著Ctrl鍵選擇多個任務
6. 同樣可以選擇單一或是配合著Ctrl鍵選擇多個資源再按下[分派]
找出影響任務排程的因素
我們還可以使用 Microsoft Project 2007 幫助瞭解變更一項任務會對專案其他部分有什麼樣的影響，並追蹤排程變更。
1. 在 [檢視] 功能表上，按一下 [顯示變更醒目提示](預設已經啟動)
2. 選取任務，然後按一下 [一般]工具列中的[任務導向因素]，或是由功能表中選擇[專案/任務導向因素]
3. 我們可以使用 [任務導向因素] 檢視更多詳細的任務排程與變更資訊
2009年10月3日 星期六
Microsoft Project 重新調整任務工期方式
根據規劃完畢的專案時程，可能不是我們期望的結果，此時，我們可以很快的在Microsoft Project 2007 中重新調整任務的時間，不僅如此，Microsoft Project 也可以很快的找出哪些關鍵任務會影響到整個專案的運作，重新變更並調整該任務的時間，以便將專案的最終完成日符合我們的需求。
由專案期望完成日控制專案開始時間
1. 由 [專案] 功能表中，選擇 [專案資訊]。
2. 現在，我們可以掌握此專案的最終完成日
3. 如果專案的完成日不是我們期望的結果，則可以在［排程從］變更為［自專案完成日起排程］
4. 再將[完成日期]變更為我們所期望的日期
5. 接下[確定]後，再由 [專案] 功能表中，選擇 [專案資訊]。
6. 如此一來，我們便可以掌握專案需要控制在何時開始了。
掌握要徑
如果專案的最終完成時間不如預期所想要的，此時我們可以藉由變更個別單一任務的工期來滿意專案完成時間，然而，並非每個任務的工期都會影響到整個專案的時間，我們稱變更工期會影響到整個專案完成時間的任務為關鍵任務，又稱要徑！
我們可以將甘特圖的顯示以要徑的方式來呈現，如此一來，我們便可以馬上掌握哪些關鍵任務會影響到專案的時間了！
1. 由[格式]工具列中選擇[甘特圖精靈]，或是由功能表中選擇[格式/甘特圖精靈]
2. 透過精靈的引導，選擇[要徑]後按下[完成]
3. 此時，我們會注意到甘特圖中的任務會有不同的顏色顯示，其中，紅色的長條圖則代表該任務是要徑；反之，藍色的長條圖則代表該任務是非要徑
4. 試著變更要徑任務的工期，讓專案的最終完成時間符合我們的需要！
附註：
可以由[工具]功能表中選擇[選項]，並由[檢視]中勾選[顯示專案摘要任務]，可以更有效的掌握整個專案的進度狀況！
由專案期望完成日控制專案開始時間
1. 由 [專案] 功能表中，選擇 [專案資訊]。
2. 現在，我們可以掌握此專案的最終完成日
3. 如果專案的完成日不是我們期望的結果，則可以在［排程從］變更為［自專案完成日起排程］
4. 再將[完成日期]變更為我們所期望的日期
5. 接下[確定]後，再由 [專案] 功能表中，選擇 [專案資訊]。
6. 如此一來，我們便可以掌握專案需要控制在何時開始了。
掌握要徑
如果專案的最終完成時間不如預期所想要的，此時我們可以藉由變更個別單一任務的工期來滿意專案完成時間，然而，並非每個任務的工期都會影響到整個專案的時間，我們稱變更工期會影響到整個專案完成時間的任務為關鍵任務，又稱要徑！
我們可以將甘特圖的顯示以要徑的方式來呈現，如此一來，我們便可以馬上掌握哪些關鍵任務會影響到專案的時間了！
1. 由[格式]工具列中選擇[甘特圖精靈]，或是由功能表中選擇[格式/甘特圖精靈]
2. 透過精靈的引導，選擇[要徑]後按下[完成]
3. 此時，我們會注意到甘特圖中的任務會有不同的顏色顯示，其中，紅色的長條圖則代表該任務是要徑；反之，藍色的長條圖則代表該任務是非要徑
4. 試著變更要徑任務的工期，讓專案的最終完成時間符合我們的需要！
附註：
可以由[工具]功能表中選擇[選項]，並由[檢視]中勾選[顯示專案摘要任務]，可以更有效的掌握整個專案的進度狀況！
2009年10月2日 星期五
Microsoft Project 規劃工作方式
在規劃階段，我們需要策劃務實的可行方案以完成專案目標。我們可以透過工作分解結構圖 (WBS)有效的規劃專案任務以及里程碑。
接著，調整專案任務中的先後關係，並將有關係的任務彼此進行連結。
輸入專案任務
1. 在 [檢視] 功能表上，按一下 [甘特圖]。
2. 在 [任務名稱] 欄位中，輸入任務工作。其中，任務應該包括：摘要任務、里程碑和一般性任務。
3. 也可以由[工具]功能表中選擇[匯入Outlook工作]將專案任務匯入。
4. 或是由Excel 中將任務匯入。
建立任務階層
1. 將任務有效的以階層來進行延伸規劃，包括任務下的任務和里程碑。
2. 按一下某個任務 (或數個任務)，然後按一下工作列上的 [縮排] 或 [凸排] 按鈕便可以階層來規劃。
輸入任務工期
1. 按一下任務的 [工期 ] 欄位並輸入工期，例如:輸入 4d 表示四天。
2. 若要指定任務為里程碑，請輸入 0d。
3. 若要指出工期僅是概略估計時間，請加上問號，例如輸入 6d?。
4. 避免輸入任務開始與結束日期，應輸入工期並讓 Project 2007 自動設定這些日期。
設定任務屬性
如果該任務有特別的需求，如：一定需要在何時完工；或是不能早於何時開始；或是有其他的限制條件
1. 則點選該任務後按下右鍵，選擇[任務資訊]，或連續按兩下該任務
2. 此時便可以在[進階]中進行該任務的屬性設定
3. 其中[限制式類型]可以強迫設定該任務不能早於或晚於何時開始或完成
4. [期限]則可以為任務加上有效日期的提醒
連結任務
1. 選取想要連結的任務，然後按一下工作列上的 [連結任務] 按鈕。
2. 任務的關係有４種分別為：[完成-開始]、[開始-開始]、[完成-完成]以及[開始-完成]，分別的例子為：
[完成-開始]：地基建設工作完成，建築房屋工作接續開始。
[開始-開始]：燈光架設工作可以與音響架設工作同時開始。
[完成-完成]：工程完工後與慶祝儀式同時完成。
[開始-完成]：輪班的工作，後續的大夜班上線後，之前的小夜班才能離開工作。
3. 若要變更預設的 [完成-開始] 相依性類型，請在要變更的任務之間的線條上按兩下，然後從 [類型] 清單中選取任務連結。
4. 此外還可以設定任務之間是否有延遲，其中，正數為延遲；負數為提早
接著，調整專案任務中的先後關係，並將有關係的任務彼此進行連結。
輸入專案任務
1. 在 [檢視] 功能表上，按一下 [甘特圖]。
2. 在 [任務名稱] 欄位中，輸入任務工作。其中，任務應該包括：摘要任務、里程碑和一般性任務。
3. 也可以由[工具]功能表中選擇[匯入Outlook工作]將專案任務匯入。
4. 或是由Excel 中將任務匯入。
建立任務階層
1. 將任務有效的以階層來進行延伸規劃，包括任務下的任務和里程碑。
2. 按一下某個任務 (或數個任務)，然後按一下工作列上的 [縮排] 或 [凸排] 按鈕便可以階層來規劃。
輸入任務工期
1. 按一下任務的 [工期 ] 欄位並輸入工期，例如:輸入 4d 表示四天。
2. 若要指定任務為里程碑，請輸入 0d。
3. 若要指出工期僅是概略估計時間，請加上問號，例如輸入 6d?。
4. 避免輸入任務開始與結束日期，應輸入工期並讓 Project 2007 自動設定這些日期。
設定任務屬性
如果該任務有特別的需求，如：一定需要在何時完工；或是不能早於何時開始；或是有其他的限制條件
1. 則點選該任務後按下右鍵，選擇[任務資訊]，或連續按兩下該任務
2. 此時便可以在[進階]中進行該任務的屬性設定
3. 其中[限制式類型]可以強迫設定該任務不能早於或晚於何時開始或完成
4. [期限]則可以為任務加上有效日期的提醒
連結任務
1. 選取想要連結的任務，然後按一下工作列上的 [連結任務] 按鈕。
2. 任務的關係有４種分別為：[完成-開始]、[開始-開始]、[完成-完成]以及[開始-完成]，分別的例子為：
[完成-開始]：地基建設工作完成，建築房屋工作接續開始。
[開始-開始]：燈光架設工作可以與音響架設工作同時開始。
[完成-完成]：工程完工後與慶祝儀式同時完成。
[開始-完成]：輪班的工作，後續的大夜班上線後，之前的小夜班才能離開工作。
3. 若要變更預設的 [完成-開始] 相依性類型，請在要變更的任務之間的線條上按兩下，然後從 [類型] 清單中選取任務連結。
4. 此外還可以設定任務之間是否有延遲，其中，正數為延遲；負數為提早
2009年10月1日 星期四
Microsoft Project 開始新專案的方式
開始新的專案
在開始新專案之前，我們需要先判斷專案是否符合目標。接著，企業在開始進行專案工作前，應先針對專案的技術和財務進行評估。最後，再決定專案經理人。
專案成立後，專案經理便可使用Microsoft Project 2007來有效進行專案規劃。
建立新的專案文件
1. 如果需要使用 Microsoft Project 2007 建立一個新的空白專案，則由 [檔案] 功能表上選擇 [開新檔案]。
2. 或者也可以在 [新增專案] 工作窗格中，按一下 [空白專案]。
3. 此外，如果需要使用 Microsoft Project 2007 中的範本直接建立新的專案，則由 [檔案] 功能表中選擇 [開新檔案]。
4. 接著在 [新增專案] 工作窗格中，按一下 [電腦上]
5. 然後選擇 [Project範本] 索引標籤，按一下所要的範本。
設定專案開始日期
1. 由 [專案] 功能表中，選擇 [專案資訊]。
2. 接著，在 [開始日期] 方塊中，輸入專案的開始日期。
定義專案行事曆
1. 在 [工具] 功能表上，按一下 [變更工作時間]。
2. 將專案中的例外日期如：國定假日、公司休假日等加以設定。
儲存專案檔案
1. 在 [檔案] 功能表上，按一下 [儲存]。
2. 接著，輸入專案名稱。
3. 也可以在[檔案]功能表中選擇[摘要資訊]
4. 將額外的專案資訊輸入紀錄到檔案中。
在開始新專案之前，我們需要先判斷專案是否符合目標。接著，企業在開始進行專案工作前，應先針對專案的技術和財務進行評估。最後，再決定專案經理人。
專案成立後，專案經理便可使用Microsoft Project 2007來有效進行專案規劃。
建立新的專案文件
1. 如果需要使用 Microsoft Project 2007 建立一個新的空白專案，則由 [檔案] 功能表上選擇 [開新檔案]。
2. 或者也可以在 [新增專案] 工作窗格中，按一下 [空白專案]。
3. 此外，如果需要使用 Microsoft Project 2007 中的範本直接建立新的專案，則由 [檔案] 功能表中選擇 [開新檔案]。
4. 接著在 [新增專案] 工作窗格中，按一下 [電腦上]
5. 然後選擇 [Project範本] 索引標籤，按一下所要的範本。
設定專案開始日期
1. 由 [專案] 功能表中，選擇 [專案資訊]。
2. 接著，在 [開始日期] 方塊中，輸入專案的開始日期。
定義專案行事曆
1. 在 [工具] 功能表上，按一下 [變更工作時間]。
2. 將專案中的例外日期如：國定假日、公司休假日等加以設定。
儲存專案檔案
1. 在 [檔案] 功能表上，按一下 [儲存]。
2. 接著，輸入專案名稱。
3. 也可以在[檔案]功能表中選擇[摘要資訊]
4. 將額外的專案資訊輸入紀錄到檔案中。
2009年9月29日 星期二
2009年9月26日 星期六
專案實務經驗分享
2009年6月中，我收到一封電子郵件，希望由我來負責7月初全中國經銷商大會中Windows 7 的活動，其中包含發表會外，還需要負責讓近800個人可以上機體驗操作系統所帶來的好處！由於專案執行的時間很短，再加上專案規劃前期我無法現身到大陸，只能在台灣與相關人士透過電話會議來進行，所有一切，都只能在快要正式開始的前3天才有辦法到活動現場。
這意味著，前期的規劃與掌控時間都是一個很大的挑戰！但更重要的是：滿足發起人也就是產品經理的期望，同時有效的其他利害關係人溝通更是決定這項專案成功與否的重大因素！
怎麼說呢？以發表會為例，由於一堆領導都想要上台演講，算一算，每個部份最多只准許短短的30分鐘！上機體驗也面臨同樣的窘狀：近800人都要上機，只有我一個教練，一個教室，加上60台電腦，再如何輪替，每次體驗最多30分鐘便需要輪一回！不幸的是：產品經理總希望我可以在30分鐘內說很多很多的功能，100個？不夠？再更多更多？但最後的結果可能便是：聽眾們不知我們在說什麼！
因此，我在初期運作專案時花了不少時間在溝通工作上，並讓大家取得共識！最後我才把大家的共識書面化成為這項專案的範疇！
為了抓緊有限的時間，我也把要做的工作，透過專案管理方法論進行工作分解，並將分解好的活動透過Microsoft Project 工具進行控管，控管什麼呢？很多人以為不是只用來繪製甘特圖，交報告而已嗎？其實不然，以我自己為例：正確規劃完畢後，我除了可以掌握要徑任務外，更重要的是，我可以用來分析每個任務最晚需要控制在何時完成，有多少緩衝，也就是浮時可以讓我來運用，此外，我也將每個階段需要哪些人員的參與一併描述在報告中。
由於有不少人員同時參與此專案的執行工作，在專案初期，我並沒有辦法與他們一一見面，為了有效的區分每個人需要負責的工作，我在專案初期先請產品經理以電話會議的方式進行一場簡單的Kick-Off，接著，我把每個人所需要負責的部份，包含：個人的手機、電子郵件、MSN等連絡方式，如果找不到人時可以找哪一個代理人來進行，主管為何人以便讓我清楚需要人員調度時找誰協調，每個人需要完成哪些細部工作、SOP等資訊，一一列成一個總表後，並發給所有相關人員，以確保每個人都清楚的掌握自己的角色與責任。不僅如此，我也在這些人當中安排一個負責稽查的角色，以確保每個人特別是負責機器搭建的人可以符合我當初要求的品質。
7月初離活動正式開始只有3天，原本下飛機時我還打算抱持著大概也別想睡的心態過去了！感謝專案管理帶給我的規劃能力，讓我在活動前的3天至少還有2天可以睡，以及2天的活動有1天可以睡！無論如何，當台下的聽眾們掌聲四起時，我心中的一塊石頭總算落了地！下回如果還有機會，我還是會好好善用專案管理的精神！
附註：
分享一下我的做法：在文章中我提及，產品經理一定想要我在很短的時間內說很多很多的功能，可是在時間的限制下，我要如何讓他們願意收放呢？
我採取的方式為：把無法在活動中說明的功能，在活動當天晚上錄製為數位影片，並熬夜燒錄成光碟讓來參加的人可以在活動結束時帶走(所以我才說2天的活動中1天可以睡)，如此一來，便滿足了發起者要求我說明更多功能的需求，又不會因為時間限制無法清楚的說明。
這意味著，前期的規劃與掌控時間都是一個很大的挑戰！但更重要的是：滿足發起人也就是產品經理的期望，同時有效的其他利害關係人溝通更是決定這項專案成功與否的重大因素！
怎麼說呢？以發表會為例，由於一堆領導都想要上台演講，算一算，每個部份最多只准許短短的30分鐘！上機體驗也面臨同樣的窘狀：近800人都要上機，只有我一個教練，一個教室，加上60台電腦，再如何輪替，每次體驗最多30分鐘便需要輪一回！不幸的是：產品經理總希望我可以在30分鐘內說很多很多的功能，100個？不夠？再更多更多？但最後的結果可能便是：聽眾們不知我們在說什麼！
因此，我在初期運作專案時花了不少時間在溝通工作上，並讓大家取得共識！最後我才把大家的共識書面化成為這項專案的範疇！
為了抓緊有限的時間，我也把要做的工作，透過專案管理方法論進行工作分解，並將分解好的活動透過Microsoft Project 工具進行控管，控管什麼呢？很多人以為不是只用來繪製甘特圖，交報告而已嗎？其實不然，以我自己為例：正確規劃完畢後，我除了可以掌握要徑任務外，更重要的是，我可以用來分析每個任務最晚需要控制在何時完成，有多少緩衝，也就是浮時可以讓我來運用，此外，我也將每個階段需要哪些人員的參與一併描述在報告中。
由於有不少人員同時參與此專案的執行工作，在專案初期，我並沒有辦法與他們一一見面，為了有效的區分每個人需要負責的工作，我在專案初期先請產品經理以電話會議的方式進行一場簡單的Kick-Off，接著，我把每個人所需要負責的部份，包含：個人的手機、電子郵件、MSN等連絡方式，如果找不到人時可以找哪一個代理人來進行，主管為何人以便讓我清楚需要人員調度時找誰協調，每個人需要完成哪些細部工作、SOP等資訊，一一列成一個總表後，並發給所有相關人員，以確保每個人都清楚的掌握自己的角色與責任。不僅如此，我也在這些人當中安排一個負責稽查的角色，以確保每個人特別是負責機器搭建的人可以符合我當初要求的品質。
7月初離活動正式開始只有3天，原本下飛機時我還打算抱持著大概也別想睡的心態過去了！感謝專案管理帶給我的規劃能力，讓我在活動前的3天至少還有2天可以睡，以及2天的活動有1天可以睡！無論如何，當台下的聽眾們掌聲四起時，我心中的一塊石頭總算落了地！下回如果還有機會，我還是會好好善用專案管理的精神！
附註：
分享一下我的做法：在文章中我提及，產品經理一定想要我在很短的時間內說很多很多的功能，可是在時間的限制下，我要如何讓他們願意收放呢？
我採取的方式為：把無法在活動中說明的功能，在活動當天晚上錄製為數位影片，並熬夜燒錄成光碟讓來參加的人可以在活動結束時帶走(所以我才說2天的活動中1天可以睡)，如此一來，便滿足了發起者要求我說明更多功能的需求，又不會因為時間限制無法清楚的說明。
2009年9月23日 星期三
2009年9月21日 星期一
Project 規劃工作手法
規劃階段，您需要策劃切實可行的方案以完成專案目標。要進行此項作業，您需要找出專案的里程碑、交付項目和任務。此計劃可以是分工結構圖 (WBS)。您需要開發和調整排程，然後找出實作專案所需的資源
很重要的是
避免輸入任務開始與結束日期，應輸入工期並讓 Project 2007 自動設定這些日期，這些日期會在資源指派給任務時產生變化。
很重要的是
避免輸入任務開始與結束日期，應輸入工期並讓 Project 2007 自動設定這些日期，這些日期會在資源指派給任務時產生變化。
Microsoft Project 開始新的專案
• 若要使用 Project 2007 建立新的空白專案，請按一下 [檔案] 功能表上的 [開新檔案]。在 [新增專案] 工作窗格中，按一下 [空白專案]。
• 若要使用 Project 2007 中的範本建立新的專案，請按一下 [檔案] 功能表上的 [開新檔案]。在 [新增專案] 工作窗格中，按一下 [電腦上]，然後按一下 [Project範本] 索引標籤。按一下所要的範本。如果您的組織將範本儲存在網路上，請按一下 [企業範本] 索引標籤。
• 若要使用 Project 2007 中的範本建立新的專案，請按一下 [檔案] 功能表上的 [開新檔案]。在 [新增專案] 工作窗格中，按一下 [電腦上]，然後按一下 [Project範本] 索引標籤。按一下所要的範本。如果您的組織將範本儲存在網路上，請按一下 [企業範本] 索引標籤。
@RISK for Project
@RISK for Project可以幫助您了解各個不確定因素的影響，做出更實際的專案預測，以及更有效率的分配資源。
@RISK for Project使用蒙地卡羅模擬（Monte Carlo simulation），能夠顯示出專案中的所有結果，以及各種結果的發生可能性。您可以據此決定最重要的工作項目，以更合適的方法管理風險。
@RISK for Project將完全嵌入Microsoft Project，意味著您不需要將資料匯出以進行風險分析，加快您操作的速度。您也可以直接在Microsoft Project原有的甘特圖中檢視@RISK甘特圖（@RISK Gantt Chart），大量的圖表形式供您選擇，以便您將模擬結果展示給其他人。
@RISK for Project內建了37種分布函數，代表您可以為幾乎所有的不確定因素精確建模（modeling）。先進的模擬引擎，將使您的風險分析更快速徹底。所有的圖形即圖表都可以匯入至Microsoft Excel，使您可以更輕易的將結果傳遞給其他人。
連結
http://www.palisade.com/trials.asp
@RISK for Project使用蒙地卡羅模擬（Monte Carlo simulation），能夠顯示出專案中的所有結果，以及各種結果的發生可能性。您可以據此決定最重要的工作項目，以更合適的方法管理風險。
@RISK for Project將完全嵌入Microsoft Project，意味著您不需要將資料匯出以進行風險分析，加快您操作的速度。您也可以直接在Microsoft Project原有的甘特圖中檢視@RISK甘特圖（@RISK Gantt Chart），大量的圖表形式供您選擇，以便您將模擬結果展示給其他人。
@RISK for Project內建了37種分布函數，代表您可以為幾乎所有的不確定因素精確建模（modeling）。先進的模擬引擎，將使您的風險分析更快速徹底。所有的圖形即圖表都可以匯入至Microsoft Excel，使您可以更輕易的將結果傳遞給其他人。
連結
http://www.palisade.com/trials.asp
2009年9月20日 星期日
DecisionEdge for Microsoft Office Project
DecisionEdge for Microsoft Office Project是一套功能豐富的Microsoft Office Project輔助軟體，它是特別為專案經理所量身打造。藉由強化的圖形及表格式報告，您能夠對關鍵的專案資訊有更充分及更佳的了解。它內建了超過100種最佳範例（best-practice）的圖表及報告，幫助您隨時追蹤及管理資源情況、了解專案進度、運用實獲值評估專案表現、使參與成員獲知最新消息，以及結合、比較所有專案。廣泛的顯示介面，讓您一次掌握專案的所有方面（資源、成本、排程等）；更多的報告形式─地圖式圖表、泡泡圖、派圖，以及表格式報告；簡易的分享系統，快速使所有參與者掌握情況。
DecisionEdge for Microsoft Office Project以全新的方式─圖形化的圖表及表格化的報告，將原先複雜的資訊轉化為易於了解的圖片，讓您更輕易的整握您的專案，並且藉由E-mail來傳遞圖表及報告，使所有人掌握最新消息。透過過濾器、捲動及深入（filter, scroll, and drill-down）功能，使您更輕易的掌握整體趨勢，以便您更早做出正確決策。您也可以輕易的將篩檢過的圖表及報告等資料匯出至Microsoft Excel，以便您進行更進一步的分析及整合。簡易的新增功能，讓您輕易的加入特定需求的圖表及報告；隨您的喜好改變顏色、風格及內容，讓圖表及報告更符合您的需求。DecisionEdge for Microsoft Office Project是您不可或缺的專案管理輔助工具。
連結
http://www.infogoal.com/link_in_frame.php?link=1563&c=40
2009年9月18日 星期五
MrMike's Toolbox Add-in for Microsoft Project
MrMike's Toolbox Add-in for Microsoft® Project是一套免費且實用的軟體，它包含了許多好用的工具，使您更容易的使用Microsoft Project來計畫及追蹤專案。
Toolbox Add-in的[匯出至XLS]工具，可以將包含樞紐分析在內的完整排程匯出至Microsoft Excel工作表當中，讓您能以里程碑、資源、資源群組或其他項目來分類工作任務，或是以工作期間、剩餘期間及已進行期間百分比來檢視所有工作，或者讓其他未安裝Microsoft Project的使用者得以觀看您的排程。
風險管理對任何一位專案經理來說，都必定是一項重要課題，Toolbox Add-in也提供了兩項工具幫助您進行風險管理。重新設定里程碑期限工具：您可以根據工作任務的完成日期及您預設的專案里程碑時程來設定期限，每當期限設定完成，甘特圖上即會顯示 ；或當您有可能錯過期限時，您會看到 圖示。重新設定偶發事件、承諾及最終優化工具：您可以在每個里程碑期間，為每個資源設定緩衝時間；或計算出每個資源的最後工作完成日到最後一個里程碑的時間，並為其新增『最終優化』工作。
Toolbox Add-in也提供了其他實用的工具，包含複製目錄工具、複製支出工具等。
下載
http://www.mrmikesaddins.com/global.php?sel=Toolbox%20Addin%20for%20Microsoft%20Project
Toolbox Add-in的[匯出至XLS]工具，可以將包含樞紐分析在內的完整排程匯出至Microsoft Excel工作表當中，讓您能以里程碑、資源、資源群組或其他項目來分類工作任務，或是以工作期間、剩餘期間及已進行期間百分比來檢視所有工作，或者讓其他未安裝Microsoft Project的使用者得以觀看您的排程。
風險管理對任何一位專案經理來說，都必定是一項重要課題，Toolbox Add-in也提供了兩項工具幫助您進行風險管理。重新設定里程碑期限工具：您可以根據工作任務的完成日期及您預設的專案里程碑時程來設定期限，每當期限設定完成，甘特圖上即會顯示 ；或當您有可能錯過期限時，您會看到 圖示。重新設定偶發事件、承諾及最終優化工具：您可以在每個里程碑期間，為每個資源設定緩衝時間；或計算出每個資源的最後工作完成日到最後一個里程碑的時間，並為其新增『最終優化』工作。下載
http://www.mrmikesaddins.com/global.php?sel=Toolbox%20Addin%20for%20Microsoft%20Project
2009年9月1日 星期二
Office Timesheets & Microsoft Project
Office Timesheets是與Microsoft Project雙向互動的軟體，經由Office Timesheets，您可以更精準的掌握專案進度，並且更有效率的指派工作任務。
儲存在Microsoft Project專案當中的工作任務，可以直接匯出至Office Timesheets當中，並且會顯示出該工作任務的所有層級。在Office Timesheets的介面當中，負責該任務的員工（資源，Resources）可以填入實際花費時間。Office Timesheets會自動將更新後的資料匯入至原Microsoft Project專案，您即可經由自動顯示的試算表，輕易的將其與原訂排程作比較。
除此之外，類似於Microsoft Project的任務層級系統，Office Timesheets更為強大的層級系統，將使您的工作任務分配更有效率。Office Timesheets使用元素等級結構，最多可分為12等級。各元素隨使用者分配可出現在不同層級當中，例如客戶姓名出現在客戶(Client)層級，專案名稱、工作任務所屬性質、子任務及其他更細項亦分別可在對應層級當中。
Office Timesheets的工作任務指派是經由選取各層級項目，並且指定工作期間等相關資訊來完成，完成後可以直接匯入Microsoft Project當中，並且選擇在其中顯示（繪製）的相關層級對應，即可在Microsoft Project的工作表及甘特圖上顯示您的專案排程。
下載
http://www.officetimesheets.com/trial/free_trial.aspx
儲存在Microsoft Project專案當中的工作任務，可以直接匯出至Office Timesheets當中，並且會顯示出該工作任務的所有層級。在Office Timesheets的介面當中，負責該任務的員工（資源，Resources）可以填入實際花費時間。Office Timesheets會自動將更新後的資料匯入至原Microsoft Project專案，您即可經由自動顯示的試算表，輕易的將其與原訂排程作比較。
除此之外，類似於Microsoft Project的任務層級系統，Office Timesheets更為強大的層級系統，將使您的工作任務分配更有效率。Office Timesheets使用元素等級結構，最多可分為12等級。各元素隨使用者分配可出現在不同層級當中，例如客戶姓名出現在客戶(Client)層級，專案名稱、工作任務所屬性質、子任務及其他更細項亦分別可在對應層級當中。
Office Timesheets的工作任務指派是經由選取各層級項目，並且指定工作期間等相關資訊來完成，完成後可以直接匯入Microsoft Project當中，並且選擇在其中顯示（繪製）的相關層級對應，即可在Microsoft Project的工作表及甘特圖上顯示您的專案排程。
下載
http://www.officetimesheets.com/trial/free_trial.aspx
2009年8月20日 星期四
Project Catalyst for Project
Project Catalyst for Project是Microsoft Project的輔助軟體，它可以幫助您及您的的企業編寫、改進以及管理各個專案的程序及工作方法。Project Catalyst Professional內建在Microsoft Project Professional當中，提供了各式各樣工具，讓您可以編寫以及客製最佳範本，從程序資料庫（Process Asset Library, PAL）當中產生專案計畫，創造或繼續進行被分享並儲存在Windows SharePoint Services上的標準工作產品(Standard Work Product)範例及範本，界定角色和職責，以及管理專案成果。
程序資料庫(PAL)讓您更有彈性的建構最適合您的企業（或組織）及預算的最佳範本集，您可以直接購買範本，或是根據您的企業的需求自行創造。透過Project Catalyst Professional，您可以從程序資料庫當中選擇以程序或（及）工作方法來作為一個新增專案的主架構。專案經理及員工經由適當的權限設定，能夠編寫、移動資訊，或是輕易的加入學到的經驗。
經由程序資料庫，您不需要在開始分配工作任務前確保每個人都會每樣工作方法，而可以在工作過程中直覺的尋找並使用各種工作方法。由於Project Catalyst完全內崁於Microsoft Project當中，您不需要繁複的匯入、匯出或開啟外部檔案，即可獲得該工作任務的必須資訊，例如各項政策、技術、角色或職責等。
下載
http://www.6dtech.com/
程序資料庫(PAL)讓您更有彈性的建構最適合您的企業（或組織）及預算的最佳範本集，您可以直接購買範本，或是根據您的企業的需求自行創造。透過Project Catalyst Professional，您可以從程序資料庫當中選擇以程序或（及）工作方法來作為一個新增專案的主架構。專案經理及員工經由適當的權限設定，能夠編寫、移動資訊，或是輕易的加入學到的經驗。
經由程序資料庫，您不需要在開始分配工作任務前確保每個人都會每樣工作方法，而可以在工作過程中直覺的尋找並使用各種工作方法。由於Project Catalyst完全內崁於Microsoft Project當中，您不需要繁複的匯入、匯出或開啟外部檔案，即可獲得該工作任務的必須資訊，例如各項政策、技術、角色或職責等。
下載
http://www.6dtech.com/
2009年8月15日 星期六
Gantt Designer
Gantt Designer是一套易於使用但功能全面的甘特圖設計軟體，並且內建中文介面，安裝時即可選擇。經由拖曳及移動，您可輕易的重新計畫因假期而需改變的工作排程。經由拖放，相關的工作可以直接連結在一起。另外，還可以自定時間軸的種類、顏色及色調。輕鬆的滑鼠點擊，即可完成橫跨數個工作表的大型圖表列印。完成的甘特圖也可以直接複製貼上於Office文件中。試用版無法存檔，但可經由線上免費註冊轉換為正式版（軟體內可選擇上網註冊）。
2009年8月5日 星期三
2009年7月30日 星期四
WBS MODELER
這是一套可以幫助我們將Microsoft Office Project 2007中的專案規劃甘特圖導出成為Microsoft Office Visio 2007 WBS 圖表的加值外掛元件！
以往，當我們在進行專案規劃時，通常都會先將專案的大方向規劃出來，接著，再根據各階段或是其他需求再將專案中的工作一一細分，最後，再細部規劃到執行的工作，我們稱這樣的專案規劃行為為：工作分解結構(Work Breakdown Structure)簡稱WBS！以往，我們可能直接由Microsoft Office Visio 2007的組織圖自行繪製成WBS 圖表，然後再到排程功能中再自行規劃另外一個專案甘特圖。
有了這個加值的外掛元件WBS Modeler，我們可以直接在Microsoft Office Visio 2007 中讀取Microsoft Office Project 2007 製作好的檔案，並直接將Microsoft Office Project 2007規劃好的甘特圖繪製為WBS 圖表，不僅如此，我們還可以在此WBS的圖表中掌握每個階段的細部資訊，像是：開始日期、完成日期、完成百分比、成本等等。
以往，當我們在進行專案規劃時，通常都會先將專案的大方向規劃出來，接著，再根據各階段或是其他需求再將專案中的工作一一細分，最後，再細部規劃到執行的工作，我們稱這樣的專案規劃行為為：工作分解結構(Work Breakdown Structure)簡稱WBS！以往，我們可能直接由Microsoft Office Visio 2007的組織圖自行繪製成WBS 圖表，然後再到排程功能中再自行規劃另外一個專案甘特圖。
有了這個加值的外掛元件WBS Modeler，我們可以直接在Microsoft Office Visio 2007 中讀取Microsoft Office Project 2007 製作好的檔案，並直接將Microsoft Office Project 2007規劃好的甘特圖繪製為WBS 圖表，不僅如此，我們還可以在此WBS的圖表中掌握每個階段的細部資訊，像是：開始日期、完成日期、完成百分比、成本等等。
2009年7月15日 星期三
Seavus Project Explorer
Seavus Project Explorer是一款免費的索引外掛模組，專門用來增強Google™ Desktop的搜尋功能。它可以讓您快速且輕鬆的找到在您電腦任何位置的Project Plan(.mpp檔案)，以及完整搜尋檔案內部資料，包括您電子郵件中的mpp檔案附件。
Google™ Desktop可以搜尋您電腦中的一般文件檔案，但卻無法搜尋.mpp檔案。經由安裝Seavus Project Explorer外掛模組，即可使Google™ Desktop搜尋工具能夠在電腦中的所有.mpp檔案進行搜尋。搜尋項目，專案可以專案名稱、公司名稱、專案經理名稱、作者名稱搜尋；工作任務則可以工作任務名稱、開始、結束日期（月/日/年，1/22/2000）、工作任務成本（$0.00）、注釋進行搜尋；資源可以資源名稱、資源成本或資源所屬群組名稱搜尋。
用戶必須先安裝Google™ Desktop 3.0或更高版本才可正常使用本軟體。
下載
http://www.seavusprojectviewer.com/GoogleProjectExplorerPlugIn.aspx
Google™ Desktop可以搜尋您電腦中的一般文件檔案，但卻無法搜尋.mpp檔案。經由安裝Seavus Project Explorer外掛模組，即可使Google™ Desktop搜尋工具能夠在電腦中的所有.mpp檔案進行搜尋。搜尋項目，專案可以專案名稱、公司名稱、專案經理名稱、作者名稱搜尋；工作任務則可以工作任務名稱、開始、結束日期（月/日/年，1/22/2000）、工作任務成本（$0.00）、注釋進行搜尋；資源可以資源名稱、資源成本或資源所屬群組名稱搜尋。
用戶必須先安裝Google™ Desktop 3.0或更高版本才可正常使用本軟體。
下載
http://www.seavusprojectviewer.com/GoogleProjectExplorerPlugIn.aspx
2009年7月1日 星期三
第一位第四版PMP的考上心得
從報名到參加專案管理課程開始，我從來也沒去調查更沒有想到：原來我上的課程竟然是PMBOK 改版為第四版的開始以及有繁體的PMBOK可以閱讀！當然，這些訊息對我來說，有繁體的PMBOK可以閱讀，絕對會讓我感到額外親切，而改版對我的意義是：即然來學習又有機會可以學習到最新的這也絕對是我的榮幸，就這樣，我與一群長宏的好友們踏上了新版的學習之路。
在學習第四版的專案管理過程中，或者應該說，我是被指派到一項專案中的成員，如果範疇驗證通過，產出物就是：PMP證照！
因此，整個過程中感受到的便是在進行一項專案管理：首先，長宏的大家長Roger 以領導式風格帶領著我們進入PMP殿堂，他清楚而且不段不段的告訴我們該如何學習專案管理，因此，我清楚的感受到的是：Roger 以PM 的角色告訴我們這些團隊們：專案範疇是什麼，就是要怎麼學習啦…像是心法便是很重要的一環，品質到達到什麼，就是成績要達到多少才可以上場啦…還有恐嚇我們，成本基準就是這樣，已經花這麼多錢了！如果沒有給他完成就會成為沈收成本…最後，還要我們畫壓時程基準，就是何時上場考試啦！
不僅如此，上課時，從報到、簽到、到下課需要填寫里程碑以及做各種作業，長宏更是把專案管理的手法溶入課程中，讓我覺得上課比上班更好玩，因此，我不但期望上課的時間快來，更也時常是班上第一個來報到的人。
專案中的管理團隊或專家是很重要的，長宏的教練就是這個角色！他們的幫助，真是讓我在學習專案管理的過程中感動到不行：從回答學習的問題、報名PMP、甚至心理輔導、分享喜悅，總之都包啦！真是太偉大了！
不僅如此，好的組織流程資產對我們在學習專案管理的過程中也是很重要的：長宏的組織流程資產提供我們包含：普克牌學習法、數位線上學習、關連圖學習，還有我超欣賞的一條龍，此外，實力分析、章節測驗這些讓我可以掌握我的長短之處進而加以補強與學習，而Dr.PMP的老師們，更是幫助我解決對課程內容中不了解的部份，這些都是我致勝的關鍵。
團隊發展是專案管理很重要的一環，長宏引導我們產生的團隊發展也是我這一生中的第一次：透過讀書會與共好精神，讓我們可以與其他團隊們相互學習，增長知識更增加人際，更重要是，我感受到：我不是在學習而是在教一群與我相同有興趣的共好朋友。
說了這麼做，或許有人會問，那您是怎麼考過PMP的呢：我的答案是：如果您的目的只是為了考PMP而去上課或看書，那縱使您辛苦過了也只是得到一張很貴很貴的紙！
而如果您把考PMP當做參與專案管理的過程，您一定會有興趣想要學習以及了解更多，因為您的目的是學習怎麼做好一個PM，再加上有人在旁指導您、鼓勵您、幫助您，因此，根本不用考慮過與不過，而是要把這些精神內化為自己的準則。因此，當我在考試的最後按下End時，電腦的畫面也變成全白，我的腦海不是在想有沒有過的問題，而是接著我馬上將是一張全白的PM，我應該如何把這個精神帶給更多人！
感謝所有幫助過我的人，謝謝！
在學習第四版的專案管理過程中，或者應該說，我是被指派到一項專案中的成員，如果範疇驗證通過，產出物就是：PMP證照！
因此，整個過程中感受到的便是在進行一項專案管理：首先，長宏的大家長Roger 以領導式風格帶領著我們進入PMP殿堂，他清楚而且不段不段的告訴我們該如何學習專案管理，因此，我清楚的感受到的是：Roger 以PM 的角色告訴我們這些團隊們：專案範疇是什麼，就是要怎麼學習啦…像是心法便是很重要的一環，品質到達到什麼，就是成績要達到多少才可以上場啦…還有恐嚇我們，成本基準就是這樣，已經花這麼多錢了！如果沒有給他完成就會成為沈收成本…最後，還要我們畫壓時程基準，就是何時上場考試啦！
不僅如此，上課時，從報到、簽到、到下課需要填寫里程碑以及做各種作業，長宏更是把專案管理的手法溶入課程中，讓我覺得上課比上班更好玩，因此，我不但期望上課的時間快來，更也時常是班上第一個來報到的人。
專案中的管理團隊或專家是很重要的，長宏的教練就是這個角色！他們的幫助，真是讓我在學習專案管理的過程中感動到不行：從回答學習的問題、報名PMP、甚至心理輔導、分享喜悅，總之都包啦！真是太偉大了！
不僅如此，好的組織流程資產對我們在學習專案管理的過程中也是很重要的：長宏的組織流程資產提供我們包含：普克牌學習法、數位線上學習、關連圖學習，還有我超欣賞的一條龍，此外，實力分析、章節測驗這些讓我可以掌握我的長短之處進而加以補強與學習，而Dr.PMP的老師們，更是幫助我解決對課程內容中不了解的部份，這些都是我致勝的關鍵。
團隊發展是專案管理很重要的一環，長宏引導我們產生的團隊發展也是我這一生中的第一次：透過讀書會與共好精神，讓我們可以與其他團隊們相互學習，增長知識更增加人際，更重要是，我感受到：我不是在學習而是在教一群與我相同有興趣的共好朋友。
說了這麼做，或許有人會問，那您是怎麼考過PMP的呢：我的答案是：如果您的目的只是為了考PMP而去上課或看書，那縱使您辛苦過了也只是得到一張很貴很貴的紙！
而如果您把考PMP當做參與專案管理的過程，您一定會有興趣想要學習以及了解更多，因為您的目的是學習怎麼做好一個PM，再加上有人在旁指導您、鼓勵您、幫助您，因此，根本不用考慮過與不過，而是要把這些精神內化為自己的準則。因此，當我在考試的最後按下End時，電腦的畫面也變成全白，我的腦海不是在想有沒有過的問題，而是接著我馬上將是一張全白的PM，我應該如何把這個精神帶給更多人！
感謝所有幫助過我的人，謝謝！
2009年6月21日 星期日
2009年5月23日 星期六
2009年5月20日 星期三
2009年5月17日 星期日
2009年5月16日 星期六
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