2009年9月29日 星期二
2009年9月26日 星期六
專案實務經驗分享
2009年6月中，我收到一封電子郵件，希望由我來負責7月初全中國經銷商大會中Windows 7 的活動，其中包含發表會外，還需要負責讓近800個人可以上機體驗操作系統所帶來的好處！由於專案執行的時間很短，再加上專案規劃前期我無法現身到大陸，只能在台灣與相關人士透過電話會議來進行，所有一切，都只能在快要正式開始的前3天才有辦法到活動現場。
這意味著，前期的規劃與掌控時間都是一個很大的挑戰！但更重要的是：滿足發起人也就是產品經理的期望，同時有效的其他利害關係人溝通更是決定這項專案成功與否的重大因素！
怎麼說呢？以發表會為例，由於一堆領導都想要上台演講，算一算，每個部份最多只准許短短的30分鐘！上機體驗也面臨同樣的窘狀：近800人都要上機，只有我一個教練，一個教室，加上60台電腦，再如何輪替，每次體驗最多30分鐘便需要輪一回！不幸的是：產品經理總希望我可以在30分鐘內說很多很多的功能，100個？不夠？再更多更多？但最後的結果可能便是：聽眾們不知我們在說什麼！
因此，我在初期運作專案時花了不少時間在溝通工作上，並讓大家取得共識！最後我才把大家的共識書面化成為這項專案的範疇！
為了抓緊有限的時間，我也把要做的工作，透過專案管理方法論進行工作分解，並將分解好的活動透過Microsoft Project 工具進行控管，控管什麼呢？很多人以為不是只用來繪製甘特圖，交報告而已嗎？其實不然，以我自己為例：正確規劃完畢後，我除了可以掌握要徑任務外，更重要的是，我可以用來分析每個任務最晚需要控制在何時完成，有多少緩衝，也就是浮時可以讓我來運用，此外，我也將每個階段需要哪些人員的參與一併描述在報告中。
由於有不少人員同時參與此專案的執行工作，在專案初期，我並沒有辦法與他們一一見面，為了有效的區分每個人需要負責的工作，我在專案初期先請產品經理以電話會議的方式進行一場簡單的Kick-Off，接著，我把每個人所需要負責的部份，包含：個人的手機、電子郵件、MSN等連絡方式，如果找不到人時可以找哪一個代理人來進行，主管為何人以便讓我清楚需要人員調度時找誰協調，每個人需要完成哪些細部工作、SOP等資訊，一一列成一個總表後，並發給所有相關人員，以確保每個人都清楚的掌握自己的角色與責任。不僅如此，我也在這些人當中安排一個負責稽查的角色，以確保每個人特別是負責機器搭建的人可以符合我當初要求的品質。
7月初離活動正式開始只有3天，原本下飛機時我還打算抱持著大概也別想睡的心態過去了！感謝專案管理帶給我的規劃能力，讓我在活動前的3天至少還有2天可以睡，以及2天的活動有1天可以睡！無論如何，當台下的聽眾們掌聲四起時，我心中的一塊石頭總算落了地！下回如果還有機會，我還是會好好善用專案管理的精神！
附註：
分享一下我的做法：在文章中我提及，產品經理一定想要我在很短的時間內說很多很多的功能，可是在時間的限制下，我要如何讓他們願意收放呢？
我採取的方式為：把無法在活動中說明的功能，在活動當天晚上錄製為數位影片，並熬夜燒錄成光碟讓來參加的人可以在活動結束時帶走(所以我才說2天的活動中1天可以睡)，如此一來，便滿足了發起者要求我說明更多功能的需求，又不會因為時間限制無法清楚的說明。
這意味著，前期的規劃與掌控時間都是一個很大的挑戰！但更重要的是：滿足發起人也就是產品經理的期望，同時有效的其他利害關係人溝通更是決定這項專案成功與否的重大因素！
怎麼說呢？以發表會為例，由於一堆領導都想要上台演講，算一算，每個部份最多只准許短短的30分鐘！上機體驗也面臨同樣的窘狀：近800人都要上機，只有我一個教練，一個教室，加上60台電腦，再如何輪替，每次體驗最多30分鐘便需要輪一回！不幸的是：產品經理總希望我可以在30分鐘內說很多很多的功能，100個？不夠？再更多更多？但最後的結果可能便是：聽眾們不知我們在說什麼！
因此，我在初期運作專案時花了不少時間在溝通工作上，並讓大家取得共識！最後我才把大家的共識書面化成為這項專案的範疇！
為了抓緊有限的時間，我也把要做的工作，透過專案管理方法論進行工作分解，並將分解好的活動透過Microsoft Project 工具進行控管，控管什麼呢？很多人以為不是只用來繪製甘特圖，交報告而已嗎？其實不然，以我自己為例：正確規劃完畢後，我除了可以掌握要徑任務外，更重要的是，我可以用來分析每個任務最晚需要控制在何時完成，有多少緩衝，也就是浮時可以讓我來運用，此外，我也將每個階段需要哪些人員的參與一併描述在報告中。
由於有不少人員同時參與此專案的執行工作，在專案初期，我並沒有辦法與他們一一見面，為了有效的區分每個人需要負責的工作，我在專案初期先請產品經理以電話會議的方式進行一場簡單的Kick-Off，接著，我把每個人所需要負責的部份，包含：個人的手機、電子郵件、MSN等連絡方式，如果找不到人時可以找哪一個代理人來進行，主管為何人以便讓我清楚需要人員調度時找誰協調，每個人需要完成哪些細部工作、SOP等資訊，一一列成一個總表後，並發給所有相關人員，以確保每個人都清楚的掌握自己的角色與責任。不僅如此，我也在這些人當中安排一個負責稽查的角色，以確保每個人特別是負責機器搭建的人可以符合我當初要求的品質。
7月初離活動正式開始只有3天，原本下飛機時我還打算抱持著大概也別想睡的心態過去了！感謝專案管理帶給我的規劃能力，讓我在活動前的3天至少還有2天可以睡，以及2天的活動有1天可以睡！無論如何，當台下的聽眾們掌聲四起時，我心中的一塊石頭總算落了地！下回如果還有機會，我還是會好好善用專案管理的精神！
附註：
分享一下我的做法：在文章中我提及，產品經理一定想要我在很短的時間內說很多很多的功能，可是在時間的限制下，我要如何讓他們願意收放呢？
我採取的方式為：把無法在活動中說明的功能，在活動當天晚上錄製為數位影片，並熬夜燒錄成光碟讓來參加的人可以在活動結束時帶走(所以我才說2天的活動中1天可以睡)，如此一來，便滿足了發起者要求我說明更多功能的需求，又不會因為時間限制無法清楚的說明。
2009年9月23日 星期三
2009年9月21日 星期一
Project 規劃工作手法
規劃階段，您需要策劃切實可行的方案以完成專案目標。要進行此項作業，您需要找出專案的里程碑、交付項目和任務。此計劃可以是分工結構圖 (WBS)。您需要開發和調整排程，然後找出實作專案所需的資源
很重要的是
避免輸入任務開始與結束日期，應輸入工期並讓 Project 2007 自動設定這些日期，這些日期會在資源指派給任務時產生變化。
很重要的是
避免輸入任務開始與結束日期，應輸入工期並讓 Project 2007 自動設定這些日期，這些日期會在資源指派給任務時產生變化。
Microsoft Project 開始新的專案
• 若要使用 Project 2007 建立新的空白專案，請按一下 [檔案] 功能表上的 [開新檔案]。在 [新增專案] 工作窗格中，按一下 [空白專案]。
• 若要使用 Project 2007 中的範本建立新的專案，請按一下 [檔案] 功能表上的 [開新檔案]。在 [新增專案] 工作窗格中，按一下 [電腦上]，然後按一下 [Project範本] 索引標籤。按一下所要的範本。如果您的組織將範本儲存在網路上，請按一下 [企業範本] 索引標籤。
• 若要使用 Project 2007 中的範本建立新的專案，請按一下 [檔案] 功能表上的 [開新檔案]。在 [新增專案] 工作窗格中，按一下 [電腦上]，然後按一下 [Project範本] 索引標籤。按一下所要的範本。如果您的組織將範本儲存在網路上，請按一下 [企業範本] 索引標籤。
@RISK for Project
@RISK for Project可以幫助您了解各個不確定因素的影響，做出更實際的專案預測，以及更有效率的分配資源。
@RISK for Project使用蒙地卡羅模擬（Monte Carlo simulation），能夠顯示出專案中的所有結果，以及各種結果的發生可能性。您可以據此決定最重要的工作項目，以更合適的方法管理風險。
@RISK for Project將完全嵌入Microsoft Project，意味著您不需要將資料匯出以進行風險分析，加快您操作的速度。您也可以直接在Microsoft Project原有的甘特圖中檢視@RISK甘特圖（@RISK Gantt Chart），大量的圖表形式供您選擇，以便您將模擬結果展示給其他人。
@RISK for Project內建了37種分布函數，代表您可以為幾乎所有的不確定因素精確建模（modeling）。先進的模擬引擎，將使您的風險分析更快速徹底。所有的圖形即圖表都可以匯入至Microsoft Excel，使您可以更輕易的將結果傳遞給其他人。
連結
http://www.palisade.com/trials.asp
@RISK for Project使用蒙地卡羅模擬（Monte Carlo simulation），能夠顯示出專案中的所有結果，以及各種結果的發生可能性。您可以據此決定最重要的工作項目，以更合適的方法管理風險。
@RISK for Project將完全嵌入Microsoft Project，意味著您不需要將資料匯出以進行風險分析，加快您操作的速度。您也可以直接在Microsoft Project原有的甘特圖中檢視@RISK甘特圖（@RISK Gantt Chart），大量的圖表形式供您選擇，以便您將模擬結果展示給其他人。
@RISK for Project內建了37種分布函數，代表您可以為幾乎所有的不確定因素精確建模（modeling）。先進的模擬引擎，將使您的風險分析更快速徹底。所有的圖形即圖表都可以匯入至Microsoft Excel，使您可以更輕易的將結果傳遞給其他人。
連結
http://www.palisade.com/trials.asp
2009年9月20日 星期日
DecisionEdge for Microsoft Office Project
DecisionEdge for Microsoft Office Project是一套功能豐富的Microsoft Office Project輔助軟體，它是特別為專案經理所量身打造。藉由強化的圖形及表格式報告，您能夠對關鍵的專案資訊有更充分及更佳的了解。它內建了超過100種最佳範例（best-practice）的圖表及報告，幫助您隨時追蹤及管理資源情況、了解專案進度、運用實獲值評估專案表現、使參與成員獲知最新消息，以及結合、比較所有專案。廣泛的顯示介面，讓您一次掌握專案的所有方面（資源、成本、排程等）；更多的報告形式─地圖式圖表、泡泡圖、派圖，以及表格式報告；簡易的分享系統，快速使所有參與者掌握情況。
DecisionEdge for Microsoft Office Project以全新的方式─圖形化的圖表及表格化的報告，將原先複雜的資訊轉化為易於了解的圖片，讓您更輕易的整握您的專案，並且藉由E-mail來傳遞圖表及報告，使所有人掌握最新消息。透過過濾器、捲動及深入（filter, scroll, and drill-down）功能，使您更輕易的掌握整體趨勢，以便您更早做出正確決策。您也可以輕易的將篩檢過的圖表及報告等資料匯出至Microsoft Excel，以便您進行更進一步的分析及整合。簡易的新增功能，讓您輕易的加入特定需求的圖表及報告；隨您的喜好改變顏色、風格及內容，讓圖表及報告更符合您的需求。DecisionEdge for Microsoft Office Project是您不可或缺的專案管理輔助工具。
連結
http://www.infogoal.com/link_in_frame.php?link=1563&c=40
2009年9月18日 星期五
MrMike's Toolbox Add-in for Microsoft Project
MrMike's Toolbox Add-in for Microsoft® Project是一套免費且實用的軟體，它包含了許多好用的工具，使您更容易的使用Microsoft Project來計畫及追蹤專案。
Toolbox Add-in的[匯出至XLS]工具，可以將包含樞紐分析在內的完整排程匯出至Microsoft Excel工作表當中，讓您能以里程碑、資源、資源群組或其他項目來分類工作任務，或是以工作期間、剩餘期間及已進行期間百分比來檢視所有工作，或者讓其他未安裝Microsoft Project的使用者得以觀看您的排程。
風險管理對任何一位專案經理來說，都必定是一項重要課題，Toolbox Add-in也提供了兩項工具幫助您進行風險管理。重新設定里程碑期限工具：您可以根據工作任務的完成日期及您預設的專案里程碑時程來設定期限，每當期限設定完成，甘特圖上即會顯示 ；或當您有可能錯過期限時，您會看到 圖示。重新設定偶發事件、承諾及最終優化工具：您可以在每個里程碑期間，為每個資源設定緩衝時間；或計算出每個資源的最後工作完成日到最後一個里程碑的時間，並為其新增『最終優化』工作。
Toolbox Add-in也提供了其他實用的工具，包含複製目錄工具、複製支出工具等。
下載
http://www.mrmikesaddins.com/global.php?sel=Toolbox%20Addin%20for%20Microsoft%20Project
Toolbox Add-in的[匯出至XLS]工具，可以將包含樞紐分析在內的完整排程匯出至Microsoft Excel工作表當中，讓您能以里程碑、資源、資源群組或其他項目來分類工作任務，或是以工作期間、剩餘期間及已進行期間百分比來檢視所有工作，或者讓其他未安裝Microsoft Project的使用者得以觀看您的排程。
風險管理對任何一位專案經理來說，都必定是一項重要課題，Toolbox Add-in也提供了兩項工具幫助您進行風險管理。重新設定里程碑期限工具：您可以根據工作任務的完成日期及您預設的專案里程碑時程來設定期限，每當期限設定完成，甘特圖上即會顯示 ；或當您有可能錯過期限時，您會看到 圖示。重新設定偶發事件、承諾及最終優化工具：您可以在每個里程碑期間，為每個資源設定緩衝時間；或計算出每個資源的最後工作完成日到最後一個里程碑的時間，並為其新增『最終優化』工作。下載
http://www.mrmikesaddins.com/global.php?sel=Toolbox%20Addin%20for%20Microsoft%20Project
2009年9月1日 星期二
Office Timesheets & Microsoft Project
Office Timesheets是與Microsoft Project雙向互動的軟體，經由Office Timesheets，您可以更精準的掌握專案進度，並且更有效率的指派工作任務。
儲存在Microsoft Project專案當中的工作任務，可以直接匯出至Office Timesheets當中，並且會顯示出該工作任務的所有層級。在Office Timesheets的介面當中，負責該任務的員工（資源，Resources）可以填入實際花費時間。Office Timesheets會自動將更新後的資料匯入至原Microsoft Project專案，您即可經由自動顯示的試算表，輕易的將其與原訂排程作比較。
除此之外，類似於Microsoft Project的任務層級系統，Office Timesheets更為強大的層級系統，將使您的工作任務分配更有效率。Office Timesheets使用元素等級結構，最多可分為12等級。各元素隨使用者分配可出現在不同層級當中，例如客戶姓名出現在客戶(Client)層級，專案名稱、工作任務所屬性質、子任務及其他更細項亦分別可在對應層級當中。
Office Timesheets的工作任務指派是經由選取各層級項目，並且指定工作期間等相關資訊來完成，完成後可以直接匯入Microsoft Project當中，並且選擇在其中顯示（繪製）的相關層級對應，即可在Microsoft Project的工作表及甘特圖上顯示您的專案排程。
下載
http://www.officetimesheets.com/trial/free_trial.aspx
儲存在Microsoft Project專案當中的工作任務，可以直接匯出至Office Timesheets當中，並且會顯示出該工作任務的所有層級。在Office Timesheets的介面當中，負責該任務的員工（資源，Resources）可以填入實際花費時間。Office Timesheets會自動將更新後的資料匯入至原Microsoft Project專案，您即可經由自動顯示的試算表，輕易的將其與原訂排程作比較。
除此之外，類似於Microsoft Project的任務層級系統，Office Timesheets更為強大的層級系統，將使您的工作任務分配更有效率。Office Timesheets使用元素等級結構，最多可分為12等級。各元素隨使用者分配可出現在不同層級當中，例如客戶姓名出現在客戶(Client)層級，專案名稱、工作任務所屬性質、子任務及其他更細項亦分別可在對應層級當中。
Office Timesheets的工作任務指派是經由選取各層級項目，並且指定工作期間等相關資訊來完成，完成後可以直接匯入Microsoft Project當中，並且選擇在其中顯示（繪製）的相關層級對應，即可在Microsoft Project的工作表及甘特圖上顯示您的專案排程。
下載
http://www.officetimesheets.com/trial/free_trial.aspx
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