縱使專案即將完成，但並不代表我們的工作已經完全結束！
我們仍需要處理任何最終的專案詳細資訊，並讓客戶接受最終交付的成果。我們可以召開專案處理經驗會議，記錄需改善方面的相關資訊以及最佳作法。也可以針對專案計劃進行修正更新。最後，將專案計劃依照公司組織的規定存檔。
將專案儲存為範本
完成專案後，我們可以將專案製作成範本以供未來的專案使用，以充分利用我們在專案中所習得的經驗。
1. 只需在 [檔案] 功能表上，按一下 [另存新檔]
2. 然後在 [檔案類型] 方塊中，按一下 [範本]即可
3. 未來如果我們在本機中需要重覆使用類似的專案時，只需由 [檔案] 功能表中選擇 [開新檔案]
4. 接著在 [新增專案] 工作窗格中，按一下 [電腦上]
5. 然後選擇 [Project範本] 索引標籤，便可以選擇想要的範本
6. 此外，企業也可以將這些範本統一放置在一個分享的網路磁碟機中
7. 每台單機的Project電腦如果想要使用則可以在Project 功能表中選擇[工具/選項]中的[儲存]標籤
8. 將[使用者範本]設定為分享的網路磁碟機中的資料夾，如此一來，其他使用者都可以套用別人分享的專案經驗了！
2009年10月7日 星期三
2009年10月6日 星期二
Microsoft Project 製作專案報告方式
Microsoft Project 2007 提供許多快速而有效的方式讓我們產生各類報表！此外，也可以與Office 的其他成員像是Microsoft Excel、Visio 等等相互整合成專案報告，讓我們可以將專案的詳細或概觀資訊給主管或是提供給專案關係人和小組成員們，讓他們可以掌握專案進度的最新狀況。
將檢視成果列印為報表
1. 我們可以直接將檢視的畫面直接列印成為報告，因此，我們可以依照想要的列印成品來設定目前的檢視
2. 接著，可以在 [檔案] 功能表上，按一下 [預覽列印]，查看列印出來的效果
3. 最後按下 [列印]，產生報告
產生各類報表
1. 我們可以在 [報表] 功能表上，按一下 [視覺報表]
2. 此時，我們可以選擇要輸出成任務或是資源等報表
3. 同時以 Microsoft Office Excel 2007或 Microsoft Office Visio Professional 2007來查看專案資料
4. 如果不想透過Excel 或 Visio，也可以在 [報表] 功能表上，按一下 [報表]
5. 選擇想要的報表類別，然後按兩下預先定義的報表。
6. 輸入相關要求的資訊。
7. 接著便會出現報表預覽，按下 [列印] ，產生報告
將檢視成果列印為報表
1. 我們可以直接將檢視的畫面直接列印成為報告，因此，我們可以依照想要的列印成品來設定目前的檢視
2. 接著，可以在 [檔案] 功能表上，按一下 [預覽列印]，查看列印出來的效果
3. 最後按下 [列印]，產生報告
產生各類報表
1. 我們可以在 [報表] 功能表上，按一下 [視覺報表]
2. 此時，我們可以選擇要輸出成任務或是資源等報表
3. 同時以 Microsoft Office Excel 2007或 Microsoft Office Visio Professional 2007來查看專案資料
4. 如果不想透過Excel 或 Visio，也可以在 [報表] 功能表上，按一下 [報表]
5. 選擇想要的報表類別，然後按兩下預先定義的報表。
6. 輸入相關要求的資訊。
7. 接著便會出現報表預覽，按下 [列印] ，產生報告
2009年10月5日 星期一
Microsoft Project 更新進度方式
更新專案進度是工作進行中確認專案順利進行的唯一方式。此時的重點是放在管理變更、更新排程、追蹤進度，以及專案資訊。
Microsoft Project 2007 會追蹤三組日期：[目前]、[比較基準] 以及 [實際]。
當我們首次設定 [比較基準] 時，[目前] = [比較基準]。而當任務已 100% 完成時，[目前] = [實際]。開始日期、完成日期、工期、成本和工時都會記錄在 [比較基準]、[目前] 以及 [實際] 值
追蹤實際日期和工期
最好選定單一進度追蹤方式。我們可以輸入完成百分比、實際開始與完成日期、實際和剩餘工期、或實際和剩餘工時。
1. 選取要輸入實際進度的任務。
2. 在 [工具] 功能表上，選擇 [追蹤]，然後按一下 [更新任務]
3. 在 [更新任務] 對話方塊中，輸入進度資料
4. 此外，按下［附註］可以針對該任務加入註解說明
追蹤實際時數與成本
如果我們想要輸入實際和剩餘工時的時數或成本，則可以使用追蹤表格。
1. 在 [檢視] 功能表中，選擇 [表格]，然後按一下 [追蹤]。
2. 在任務的 [實際工時] 或 [實際成本] 欄位中輸入進度資料。
3. 我們也可以使用追蹤表格輸入完成百分比、實際開始與完成日期，以及實際和剩餘工期。
Microsoft Project 2007 會追蹤三組日期：[目前]、[比較基準] 以及 [實際]。
當我們首次設定 [比較基準] 時，[目前] = [比較基準]。而當任務已 100% 完成時，[目前] = [實際]。開始日期、完成日期、工期、成本和工時都會記錄在 [比較基準]、[目前] 以及 [實際] 值
追蹤實際日期和工期
最好選定單一進度追蹤方式。我們可以輸入完成百分比、實際開始與完成日期、實際和剩餘工期、或實際和剩餘工時。
1. 選取要輸入實際進度的任務。
2. 在 [工具] 功能表上，選擇 [追蹤]，然後按一下 [更新任務]
3. 在 [更新任務] 對話方塊中，輸入進度資料
4. 此外，按下［附註］可以針對該任務加入註解說明
追蹤實際時數與成本
如果我們想要輸入實際和剩餘工時的時數或成本，則可以使用追蹤表格。
1. 在 [檢視] 功能表中，選擇 [表格]，然後按一下 [追蹤]。
2. 在任務的 [實際工時] 或 [實際成本] 欄位中輸入進度資料。
3. 我們也可以使用追蹤表格輸入完成百分比、實際開始與完成日期，以及實際和剩餘工期。
2009年10月4日 星期日
如何在Project 中設定專案比較基準
建立比較基準或中期計劃，可讓我們稍後將最新的專案運作情形與原先的計劃進行比較。儲存比較基準也可以讓我們識別與解決差異，並為未來的類似專案進行更精確的規劃！
儲存比較基準計劃
1. 當我們將專案規劃完畢時，我們可以提交計劃等待核准。一旦計劃獲得核准，即可儲存比較基準計劃
2. 在 [工具] 功能表上，選擇 [追蹤]，然後按一下 [設定比較基準]
3. 設定比較基準一共有11組，在預設狀況下以[比較基準]為主
在甘特圖檢視中檢視比較基準資料
1. 在 [檢視] 功能表上，按一下 [追蹤甘特圖]
2. 在圖表區域中，每個任務的比較基準資訊會顯示為兩個甘特圖
3. 下方的甘特圖示原先所規劃的；上方的為目前的狀況
4. 也可以由[格式]工具列中選擇[甘特圖精靈]，或是由功能表中選擇[格式/甘特圖精靈]
5. 透過精靈的引導，選擇[比較基準]後按下[完成]
儲存比較基準計劃
1. 當我們將專案規劃完畢時，我們可以提交計劃等待核准。一旦計劃獲得核准，即可儲存比較基準計劃
2. 在 [工具] 功能表上，選擇 [追蹤]，然後按一下 [設定比較基準]
3. 設定比較基準一共有11組，在預設狀況下以[比較基準]為主
在甘特圖檢視中檢視比較基準資料
1. 在 [檢視] 功能表上，按一下 [追蹤甘特圖]
2. 在圖表區域中，每個任務的比較基準資訊會顯示為兩個甘特圖
3. 下方的甘特圖示原先所規劃的；上方的為目前的狀況
4. 也可以由[格式]工具列中選擇[甘特圖精靈]，或是由功能表中選擇[格式/甘特圖精靈]
5. 透過精靈的引導，選擇[比較基準]後按下[完成]
Microsoft Project 指派資源 方式
任務等進行一定會需要有人或材料資源等，因此，我們可以為任務指派一個以上的資源。除了工時資源 (人員) 外，還可以為任務指派材料資源 (例如：水泥) 和成本資源 (例如：出差)。
定義資源資料庫
1. 在 [檢視] 功能表上，按一下 [資源工作表]。
2. 在 [資源名稱] 欄位中，輸入要使用於此專案的資源名稱。
3. 資源可以為[工時]、[材料]或是[成本]，其中，[工時]像是人力；[材料]像是水泥、磚塊等等；[成本]像是出差所需要花費的住宿、交通費或是租廠地等等
4. 對資源名稱按下右鍵後選擇[資源資訊]還可以更進一步的設定資源屬性
為任務指派資源
1. 在 [檢視] 功能表上，按一下 [甘特圖]
2. 選取要指派資源的任務
3. 在[一般]工具列中按一下 [分派資源] 按鈕，或是功能表中選擇[工具/分派資源]
4. 在 [分派資源] 對話方塊中，請按一下資源名稱，然後按一下 [分派]
5. 其中可以選擇單一或是配合著Ctrl鍵選擇多個任務
6. 同樣可以選擇單一或是配合著Ctrl鍵選擇多個資源再按下[分派]
找出影響任務排程的因素
我們還可以使用 Microsoft Project 2007 幫助瞭解變更一項任務會對專案其他部分有什麼樣的影響，並追蹤排程變更。
1. 在 [檢視] 功能表上，按一下 [顯示變更醒目提示](預設已經啟動)
2. 選取任務，然後按一下 [一般]工具列中的[任務導向因素]，或是由功能表中選擇[專案/任務導向因素]
3. 我們可以使用 [任務導向因素] 檢視更多詳細的任務排程與變更資訊
定義資源資料庫
1. 在 [檢視] 功能表上，按一下 [資源工作表]。
2. 在 [資源名稱] 欄位中，輸入要使用於此專案的資源名稱。
3. 資源可以為[工時]、[材料]或是[成本]，其中，[工時]像是人力；[材料]像是水泥、磚塊等等；[成本]像是出差所需要花費的住宿、交通費或是租廠地等等
4. 對資源名稱按下右鍵後選擇[資源資訊]還可以更進一步的設定資源屬性
為任務指派資源
1. 在 [檢視] 功能表上，按一下 [甘特圖]
2. 選取要指派資源的任務
3. 在[一般]工具列中按一下 [分派資源] 按鈕，或是功能表中選擇[工具/分派資源]
4. 在 [分派資源] 對話方塊中，請按一下資源名稱，然後按一下 [分派]
5. 其中可以選擇單一或是配合著Ctrl鍵選擇多個任務
6. 同樣可以選擇單一或是配合著Ctrl鍵選擇多個資源再按下[分派]
找出影響任務排程的因素
我們還可以使用 Microsoft Project 2007 幫助瞭解變更一項任務會對專案其他部分有什麼樣的影響，並追蹤排程變更。
1. 在 [檢視] 功能表上，按一下 [顯示變更醒目提示](預設已經啟動)
2. 選取任務，然後按一下 [一般]工具列中的[任務導向因素]，或是由功能表中選擇[專案/任務導向因素]
3. 我們可以使用 [任務導向因素] 檢視更多詳細的任務排程與變更資訊
2009年10月3日 星期六
Microsoft Project 重新調整任務工期方式
根據規劃完畢的專案時程，可能不是我們期望的結果，此時，我們可以很快的在Microsoft Project 2007 中重新調整任務的時間，不僅如此，Microsoft Project 也可以很快的找出哪些關鍵任務會影響到整個專案的運作，重新變更並調整該任務的時間，以便將專案的最終完成日符合我們的需求。
由專案期望完成日控制專案開始時間
1. 由 [專案] 功能表中，選擇 [專案資訊]。
2. 現在，我們可以掌握此專案的最終完成日
3. 如果專案的完成日不是我們期望的結果，則可以在［排程從］變更為［自專案完成日起排程］
4. 再將[完成日期]變更為我們所期望的日期
5. 接下[確定]後，再由 [專案] 功能表中，選擇 [專案資訊]。
6. 如此一來，我們便可以掌握專案需要控制在何時開始了。
掌握要徑
如果專案的最終完成時間不如預期所想要的，此時我們可以藉由變更個別單一任務的工期來滿意專案完成時間，然而，並非每個任務的工期都會影響到整個專案的時間，我們稱變更工期會影響到整個專案完成時間的任務為關鍵任務，又稱要徑！
我們可以將甘特圖的顯示以要徑的方式來呈現，如此一來，我們便可以馬上掌握哪些關鍵任務會影響到專案的時間了！
1. 由[格式]工具列中選擇[甘特圖精靈]，或是由功能表中選擇[格式/甘特圖精靈]
2. 透過精靈的引導，選擇[要徑]後按下[完成]
3. 此時，我們會注意到甘特圖中的任務會有不同的顏色顯示，其中，紅色的長條圖則代表該任務是要徑；反之，藍色的長條圖則代表該任務是非要徑
4. 試著變更要徑任務的工期，讓專案的最終完成時間符合我們的需要！
附註：
可以由[工具]功能表中選擇[選項]，並由[檢視]中勾選[顯示專案摘要任務]，可以更有效的掌握整個專案的進度狀況！
由專案期望完成日控制專案開始時間
1. 由 [專案] 功能表中，選擇 [專案資訊]。
2. 現在，我們可以掌握此專案的最終完成日
3. 如果專案的完成日不是我們期望的結果，則可以在［排程從］變更為［自專案完成日起排程］
4. 再將[完成日期]變更為我們所期望的日期
5. 接下[確定]後，再由 [專案] 功能表中，選擇 [專案資訊]。
6. 如此一來，我們便可以掌握專案需要控制在何時開始了。
掌握要徑
如果專案的最終完成時間不如預期所想要的，此時我們可以藉由變更個別單一任務的工期來滿意專案完成時間，然而，並非每個任務的工期都會影響到整個專案的時間，我們稱變更工期會影響到整個專案完成時間的任務為關鍵任務，又稱要徑！
我們可以將甘特圖的顯示以要徑的方式來呈現，如此一來，我們便可以馬上掌握哪些關鍵任務會影響到專案的時間了！
1. 由[格式]工具列中選擇[甘特圖精靈]，或是由功能表中選擇[格式/甘特圖精靈]
2. 透過精靈的引導，選擇[要徑]後按下[完成]
3. 此時，我們會注意到甘特圖中的任務會有不同的顏色顯示，其中，紅色的長條圖則代表該任務是要徑；反之，藍色的長條圖則代表該任務是非要徑
4. 試著變更要徑任務的工期，讓專案的最終完成時間符合我們的需要！
附註：
可以由[工具]功能表中選擇[選項]，並由[檢視]中勾選[顯示專案摘要任務]，可以更有效的掌握整個專案的進度狀況！
2009年10月2日 星期五
Microsoft Project 規劃工作方式
在規劃階段，我們需要策劃務實的可行方案以完成專案目標。我們可以透過工作分解結構圖 (WBS)有效的規劃專案任務以及里程碑。
接著，調整專案任務中的先後關係，並將有關係的任務彼此進行連結。
輸入專案任務
1. 在 [檢視] 功能表上，按一下 [甘特圖]。
2. 在 [任務名稱] 欄位中，輸入任務工作。其中，任務應該包括：摘要任務、里程碑和一般性任務。
3. 也可以由[工具]功能表中選擇[匯入Outlook工作]將專案任務匯入。
4. 或是由Excel 中將任務匯入。
建立任務階層
1. 將任務有效的以階層來進行延伸規劃，包括任務下的任務和里程碑。
2. 按一下某個任務 (或數個任務)，然後按一下工作列上的 [縮排] 或 [凸排] 按鈕便可以階層來規劃。
輸入任務工期
1. 按一下任務的 [工期 ] 欄位並輸入工期，例如:輸入 4d 表示四天。
2. 若要指定任務為里程碑，請輸入 0d。
3. 若要指出工期僅是概略估計時間，請加上問號，例如輸入 6d?。
4. 避免輸入任務開始與結束日期，應輸入工期並讓 Project 2007 自動設定這些日期。
設定任務屬性
如果該任務有特別的需求，如：一定需要在何時完工；或是不能早於何時開始；或是有其他的限制條件
1. 則點選該任務後按下右鍵，選擇[任務資訊]，或連續按兩下該任務
2. 此時便可以在[進階]中進行該任務的屬性設定
3. 其中[限制式類型]可以強迫設定該任務不能早於或晚於何時開始或完成
4. [期限]則可以為任務加上有效日期的提醒
連結任務
1. 選取想要連結的任務，然後按一下工作列上的 [連結任務] 按鈕。
2. 任務的關係有４種分別為：[完成-開始]、[開始-開始]、[完成-完成]以及[開始-完成]，分別的例子為：
[完成-開始]：地基建設工作完成，建築房屋工作接續開始。
[開始-開始]：燈光架設工作可以與音響架設工作同時開始。
[完成-完成]：工程完工後與慶祝儀式同時完成。
[開始-完成]：輪班的工作，後續的大夜班上線後，之前的小夜班才能離開工作。
3. 若要變更預設的 [完成-開始] 相依性類型，請在要變更的任務之間的線條上按兩下，然後從 [類型] 清單中選取任務連結。
4. 此外還可以設定任務之間是否有延遲，其中，正數為延遲；負數為提早
接著，調整專案任務中的先後關係，並將有關係的任務彼此進行連結。
輸入專案任務
1. 在 [檢視] 功能表上，按一下 [甘特圖]。
2. 在 [任務名稱] 欄位中，輸入任務工作。其中，任務應該包括：摘要任務、里程碑和一般性任務。
3. 也可以由[工具]功能表中選擇[匯入Outlook工作]將專案任務匯入。
4. 或是由Excel 中將任務匯入。
建立任務階層
1. 將任務有效的以階層來進行延伸規劃，包括任務下的任務和里程碑。
2. 按一下某個任務 (或數個任務)，然後按一下工作列上的 [縮排] 或 [凸排] 按鈕便可以階層來規劃。
輸入任務工期
1. 按一下任務的 [工期 ] 欄位並輸入工期，例如:輸入 4d 表示四天。
2. 若要指定任務為里程碑，請輸入 0d。
3. 若要指出工期僅是概略估計時間，請加上問號，例如輸入 6d?。
4. 避免輸入任務開始與結束日期，應輸入工期並讓 Project 2007 自動設定這些日期。
設定任務屬性
如果該任務有特別的需求，如：一定需要在何時完工；或是不能早於何時開始；或是有其他的限制條件
1. 則點選該任務後按下右鍵，選擇[任務資訊]，或連續按兩下該任務
2. 此時便可以在[進階]中進行該任務的屬性設定
3. 其中[限制式類型]可以強迫設定該任務不能早於或晚於何時開始或完成
4. [期限]則可以為任務加上有效日期的提醒
連結任務
1. 選取想要連結的任務，然後按一下工作列上的 [連結任務] 按鈕。
2. 任務的關係有４種分別為：[完成-開始]、[開始-開始]、[完成-完成]以及[開始-完成]，分別的例子為：
[完成-開始]：地基建設工作完成，建築房屋工作接續開始。
[開始-開始]：燈光架設工作可以與音響架設工作同時開始。
[完成-完成]：工程完工後與慶祝儀式同時完成。
[開始-完成]：輪班的工作，後續的大夜班上線後，之前的小夜班才能離開工作。
3. 若要變更預設的 [完成-開始] 相依性類型，請在要變更的任務之間的線條上按兩下，然後從 [類型] 清單中選取任務連結。
4. 此外還可以設定任務之間是否有延遲，其中，正數為延遲；負數為提早
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