專案實務經驗分享

2009年6月中，我收到一封電子郵件，希望由我來負責7月初全中國經銷商大會中Windows 7 的活動，其中包含發表會外，還需要負責讓近800個人可以上機體驗操作系統所帶來的好處！由於專案執行的時間很短，再加上專案規劃前期我無法現身到大陸，只能在台灣與相關人士透過電話會議來進行，所有一切，都只能在快要正式開始的前3天才有辦法到活動現場。


這意味著，前期的規劃與掌控時間都是一個很大的挑戰！但更重要的是：滿足發起人也就是產品經理的期望，同時有效的其他利害關係人溝通更是決定這項專案成功與否的重大因素！

怎麼說呢？以發表會為例，由於一堆領導都想要上台演講，算一算，每個部份最多只准許短短的30分鐘！上機體驗也面臨同樣的窘狀：近800人都要上機，只有我一個教練，一個教室，加上60台電腦，再如何輪替，每次體驗最多30分鐘便需要輪一回！不幸的是：產品經理總希望我可以在30分鐘內說很多很多的功能，100個？不夠？再更多更多？但最後的結果可能便是：聽眾們不知我們在說什麼！

因此，我在初期運作專案時花了不少時間在溝通工作上，並讓大家取得共識！最後我才把大家的共識書面化成為這項專案的範疇！

為了抓緊有限的時間，我也把要做的工作，透過專案管理方法論進行工作分解，並將分解好的活動透過Microsoft Project 工具進行控管，控管什麼呢？很多人以為不是只用來繪製甘特圖，交報告而已嗎？其實不然，以我自己為例：正確規劃完畢後，我除了可以掌握要徑任務外，更重要的是，我可以用來分析每個任務最晚需要控制在何時完成，有多少緩衝，也就是浮時可以讓我來運用，此外，我也將每個階段需要哪些人員的參與一併描述在報告中。

由於有不少人員同時參與此專案的執行工作，在專案初期，我並沒有辦法與他們一一見面，為了有效的區分每個人需要負責的工作，我在專案初期先請產品經理以電話會議的方式進行一場簡單的Kick-Off，接著，我把每個人所需要負責的部份，包含：個人的手機、電子郵件、MSN等連絡方式，如果找不到人時可以找哪一個代理人來進行，主管為何人以便讓我清楚需要人員調度時找誰協調，每個人需要完成哪些細部工作、SOP等資訊，一一列成一個總表後，並發給所有相關人員，以確保每個人都清楚的掌握自己的角色與責任。不僅如此，我也在這些人當中安排一個負責稽查的角色，以確保每個人特別是負責機器搭建的人可以符合我當初要求的品質。

7月初離活動正式開始只有3天，原本下飛機時我還打算抱持著大概也別想睡的心態過去了！感謝專案管理帶給我的規劃能力，讓我在活動前的3天至少還有2天可以睡，以及2天的活動有1天可以睡！無論如何，當台下的聽眾們掌聲四起時，我心中的一塊石頭總算落了地！下回如果還有機會，我還是會好好善用專案管理的精神！



附註：

分享一下我的做法：在文章中我提及，產品經理一定想要我在很短的時間內說很多很多的功能，可是在時間的限制下，我要如何讓他們願意收放呢？

我採取的方式為：把無法在活動中說明的功能，在活動當天晚上錄製為數位影片，並熬夜燒錄成光碟讓來參加的人可以在活動結束時帶走(所以我才說2天的活動中1天可以睡)，如此一來，便滿足了發起者要求我說明更多功能的需求，又不會因為時間限制無法清楚的說明。