專案實務分享

這當然是一個真正的事件，但礙於不方便曝露其他公司的名稱，我們將以代號來稱之！


專案的開始為一家M公司的產品經理，他與本人的I公司共同構思了一個行銷工具並希望全權交付我予以實現，然而，礙於有部份的技術需要開發，因此，M公司再將這個部份轉而由V公司來負責，也就是說，整個專案分為2塊來執行，開發的部份由V公司來進行，我除了負責匯集與整理行銷資料外，並將V公司開發好的完成品，整理並製作成一片CD。這個專案的工期很緊，只有短短一個月，而該行銷物的產品生命週期也很短，才半年而已，總之，專案在6月初敲定後開始進行了…

沒想到一個月過後，雖然我這裡的部份都已經大致完成，V公司的開發工作卻遲遲沒有消息，就這樣連帶我這裡都受到影響，因為整個專案需要由我來匯整，然而就在V公司的一拖再拖，專案竟然就這樣拖了3個多月…

在這過程中，我看到、聽到的是V公司對M公司的各種拖功，不是電腦壞了、就是E-Mail不出去，或是各種、各種的理由…而由於M公司的產品經理工作過於忙碌，並沒有很績極的追蹤，沒想到就這樣過了3個月後，V公司的負責人才告訴M公司的產品經理說他們無法完成部份開發的工作…

如果您是該專案的發起者，遇到這樣的狀況您會怎麼做呢？停止與V公司的合作？那專案怎麼辦呢？還沒結案哩！同時，問題可沒這麼簡單，因為M公司產品經理的提案是需要獲得上級同意的，因此，包含M公司的產品經理也會被上級追著問專案狀況，不僅如此，由於該行銷物又連帶著後續各種行銷製作物，包含電子報、網頁、包裝…這些都已經在進行中了！

這個專案後來將開發的部份轉而由我們公司的大陸研發團隊接手，並且在短短9天內完成了後續開發的工作，但問題還沒有結束…V公司所負責的開發有部份可交付成果，這些成果原來我建議M公司產品經理不要放置到行銷物中，但產品經理認為不用可惜反正V公司願意免費提供，然而，加入的結果卻還發生了2次風險，其實這些交付成果V公司並沒有做任何QC，因此當我們進行客戶驗證時根本無法通過，簡單的說便是有BUG，但由於接手的開發團隊，在專案範疇中只負責完成V公司沒有辦法進行的部份，並沒有包含他們已完成沒除錯的內容物，最後，由於專案範疇改變，再加上拖到了10/1 ，大陸的休假…又使得專案再度延誤一些時間…

在寫完這篇實務分享時，終於把成果交付出去了，但專案還沒正式結案，離產品上線也還需要一些時間，也就是這個產品縱使上線其產品生命週期也可能只有短短1個月…

在這個專案過程中，我深深的感受到沒有好的專案管理所帶來的問題，其中本專案又以角色與責任R&R以及發佈資訊，這2塊特別嚴重！

先說角色與責任R&R：實際上，當M公司的產品經理把開發的工作交由V公司負責時，在角色上，M公司的產品經理是專案發起人，而V公司的負責人應該是專案經理，但我看到的是V公司的負責人以他們公司的角色來扮演專案發起人再轉交由該公司下面或外包給其他廠商，他自己扮演專案發起人，由於他自己也忙碌，因此，根本在專案執行過程中不會做發佈資訊，也就是沒有進行任何專案狀況回報，在角色與權責都錯誤的狀況下，專案當然出問題！

再者就發佈資訊：在M公司產品經理結束與V公司的合作時，他告訴V公司，他可以接受部份技術V公司無法獨自完成，但如果V公司沒有提早告之，他根本沒有時間可以將專案的工作轉而由其他廠商負責，或許是V公司覺得顏色受損不願發佈真相，又或者是V公司在角色扮演上不正確，但總歸為由於沒有好的專案管理精神，因此，以拖字訣來迴避專案問題…

實際上，在這個專案運作過程中，本人也深深感受到發佈資訊，讓所有利害關係人掌握專案狀況的重要性，因為許多專案中的不可控因素絕不是專案經理一個人可以完全解決的，此時唯有發佈資訊告訴大家真相，才有辦法氣大眾之力將問題降到最低，以本人為例：為了有效的將專案狀況進行發佈，在運作過程中本人便將成果直接發佈在Internet 中，如此一來，專案發起人除了可以隨時掌握狀況外，也不會因發起人臨時想到的變動而造成爭議。實際上，這個專案真的發生了專案發起人想要修改已完成的版型，由於是整個版型的大改，幸好之前有做發佈資訊，責任畫分清楚後，最後，我們在取得額外的預算下得以完成變更的工作！

最後，我深刻的體會到好的專案經理不僅僅只是拿到PMP證照而已，更重要的應該是要把PMBOK 中所提及的專案精神有效的發輝，僅將自己微薄的實務經驗與其他專案經理人共好，也希望這些經驗可以成為大家的Lessons Learned！



個人簡介:

資訊平方有限公司 執行總監

游振昌Gibson

全球第一位第四版考取美國專案管理學會核發專案管理師Project Management Professional, PMP證照